Attaché.e présidence et ca (f/h)

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Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en, apporte une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d'épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d'exclusion des soins.

L'attaché·e de Direction assiste le·la Président·e ou le·la Directeur·rice de son département pour optimiser la gestion de son activité du point de vue relationnel, organisationnel et administratif, et prend en charge le suivi de certains dossiers spécifiques qui lui sont confiés.

Missions

La personne assiste la Présidente dans tous les aspects de son travail afin d’optimiser la gestion de son activité tant du point de vue relationnel qu’organisationnel et il/elle décharge la présidence des préoccupations administratives. Elle aide notamment la Présidente à :

1. Organiser les Conseils d’Administration de MSF France, les Group Committee Meetings du Centre Opérationnel de Paris ainsi que l’Assemblée Générale de MSF France

2. Prendre en charge le suivi de certains dossiers spécifiques qui lui sont confiés

3. Etre en contact régulier avec l’équipe associative (GUPA) et l’exécutif, et être attentive au fonctionnement de l’association et aux temps forts de l’association

Principales responsabilités

Sous la responsabilité hiérarchique de la Présidence de MSF, l’attaché(e) à la présidence a pour responsabilité de :

Assurer l’assistanat de la Présidente

4. Gérer l’agenda et la messagerie électronique

5. Rédiger des mails et des courriers dans le cadre du suivi des différents dossiers

6. Relire et traduire certains documents

7. Assurer la gestion des archives et l’accès aux documents essentiels

Assurer la gestion administrative du Conseil d’administration de MSF France et du groupe de l’Operational Center Paris (Group Committee Meeting)

8. Réaliser la gestion administrative des séances de CA et de GCM

9. Supporter les membres du CA : leurs déplacements, l’accès à l’information essentielle

10. Organiser les traductions et transcriptions des réunions importantes

11. Suivre administrativement les statuts de l’association (et le cas échéant leur révision)

12. Assurer l’envoi des documents à la préfecture et aux différents ministères

13. Planifier les entretiens annuels des équipes

Organiser les conseils d’administration, du Group Committee, l’Assemblée Générale et certaines rencontres internationales

14. Organiser et assister aux réunions du CA et du GCM : préparation de l’ordre du jour, gérer les comptes rendus et suivre la mise en œuvre des décisions actées. Dans ce cadre, assurer le suivi des dossiers délégués et si nécessaire les relances des collaborateurs

15. Préparer l’AG et l’International Board quand il se déroule à Paris

Coordonner l’information nécessaire à la Présidente et aux administrateurs du CA :

16. Coordonner la circulation d’informations auprès des membres du CA de MSF France, des 8 membres du GCM et des différents interlocuteurs MSF France, de l’OCP et du mouvement

17. Faciliter l’arrivée des nouveaux administrateurs au CA et leur intégration

18. Être le/la référent.e sur toutes les questions des contacts internationaux du mouvement

19. Organiser la sauvegarde, la hiérarchisation et le partage des informations sur les réseaux internes MSF

Assurer le suivi des projets ou dossiers qui lui sont confiés :

20. Apporter un support à l’équipe du CECA (Comité Ethique Contre les Abus).

21. Assurer le suivi du plan annuel du CA de MSF France et du séminaire annuel

22. Être en contact régulier avec l’équipe associative, échanger des informations avec l’exécutif, être à jour des principaux débats, questions et temps forts dans l’association

Prendre en charge la gestion budgétaire du département par délégation :

23. Elaborer le budget avec la présidence

24. Assurer le suivi budgétaire

25. Suivre et élaborer les révisés

Profil recherché

Expériences :

26. Une expérience MSF de siège ou de terrain est indispensable, ceci afin de comprendre les sujets qui sont traités par la présidence et le conseil d’administration ; de pouvoir contribuer activement aux réunions du GUPA mais aussi de connaitre les procédures et outils MSF (RH, achats et déplacements).
27. Une expérience professionnelle en tant qu’attaché de direction est un plus.

Compétences : maîtrise de pack office.

Langues : Français et Anglais courants : niveau B2 minimum.

Qualités requises

28. Discrétion et confidentialité

29. Sens de l’organisation

30. Flexibilité sur les horaires (temps de travail en soirée et week-ends)

31. Bon relationnel