Adjoint à la direction des achats (hf)

Poste à pourvoir dés que possible

Poste à temps plein

Poste ouvert aux CDD CDI Détachement et Mutation



Mission générale du poste :

L'adjoint encadre une équipe de quatre professionnel(le)s organisée pour la gestion des différents secteurs (investissement, informatique, hôtelier, biomédical, maintenance et travaux).

Il coordonne et anime cette équipe qui est chargée des commandes ainsi que du règlement des factures et de la gestion des litiges. Il prend en charge l'organisation et la répartition du travail au sein de l'équipe en lien avec la Directrice et selon le schéma d'organisation.

Activités générales :

- Fonction d'encadrement :

- Encadrement du service en l'absence de la Directrice. Accompagnement du personnel dans leurs tâches quotidiennes (gestion des litiges - validation - demande particulière - conseil sur suivi dossier - etc...)

- Fonction achat :

- Référent Achat de l'établissement en binôme avec la gestionnaire de la cellule des marchés : Mise en oeuvre et suivi de l'exécution des marchés en lien avec la Directrice des Achats.

o Participation aux COPIL Achats GHT

o Evaluation des besoins propres aux sites en lien avec les prescripteurs,

o Participation à l'analyse technique des offres et accompagnement des prescripteurs sur site.

o Suivi de l'exécution des marché en interne,

o Participation à l'évaluation de la performance achat en lien avec la cellule achat de GHT.

o Recensement et évaluation des besoins (demandes ponctuelles et récurrentes) et examen du caractère justifié des demandes - Contribuer au suivi financier des dépenses pour l'ensemble du champ de compétences, sous différents axes (par chantier, par compte)

- Contrôle de gestion achat :

- Alimenter le Plan d'Actions Achats du Territoire PAAT.

- L'optimisation et la mise à jour du tableau de bord Achats GHT/Marchés (cartographie des dépenses ; tableau de suivi des marchés, indicateurs de la performance fournisseurs en prévision du déploiement du SI achat.

- Réaliser des extractions informatiques de l'ERP GEF via Business Object, afin de fournir aux approvisionneurs des données facilitant le pilotage et le contrôle de leurs activités.

- Création et maintien de requêtes en automatique au sein de la fonction achats via l'outil Business Object

- Formaliser et mettre à jour les processus de la fonction Achats

- Contrôler le respect de l'application des processus Achats

- Suivi budgétaire et comptable :

- Préparation et suivi du PPI : Recueillir les besoins d'équipement exprimés par les différents services de l'établissement et analyser leurs demandes en lien avec l'attachée des services économiques.

- Engagement des dépenses de classe 2 en collaboration avec l'adjoint administratif en charges des commandes d'investissement.

- Suivi des dépenses de classe 2 pour l'ensemble des gestionnaires en lien avec l'attachée des services économiques (PPI et travaux)

- Suivi des engagements des dépenses classe 6 et classe 2.

- Suivi des demandes de subventions liés aux acquisitions, et en lien avec la Direction des affaires financières.

- Participation aux points de suivis budgétaires.

- Initier la préparation des travaux d'inventaires comptables.

- Participation à la démarche institutionnelle liée à la fiabilisation et certification des comptes.

- Mettre en oeuvre le suivi physique et comptable des biens en lien avec le déploiement de la GMAO (procédure, étiquetage, suivis...)

- Autres missions spécifiques :
- S'investir dans les projets de l'établissement
- Participe aux réunions transversales avec les pôles
- Promouvoir la politique de qualité de l'établissement
- Participe à des projets transversaux



Profil recherché :



De formation dans le domaine de la comptabilité et le contrôle de gestion idéalement avec une expérience dans la fonction publique hospitalière (ou territoriale). Avec des connaissances informatiques avancées (Excel dont formules complexes et tableaux croisés dynamiques, macros et requêteur Business Object). La connaissance de l’ERP GEF (Mipih) est un plus.



Titulaire d’un BTS Comptabilité et gestion, DUT GEA ou DCG, Licence pro en gestion et la comptabilité, contrôle de gestion. Motivé(e) par le challenge, attiré(e) par la fonction publique pour travailler pour l’intérêt général, vous souhaitez découvrir une structure à dimension humaine et l'ambition de rejoindre une équipe dynamique. Si vous êtes d'un naturel jovial, dynamique, organisé(e), réactive et avez un esprit d'équipe alors rejoignez- nous.



Savoir-être :

- Rigueur et sens des responsabilités

- Travail en équipe et négociation

- Disponibilité et discrétion

- Esprit de synthèse

- Sens de l’organisation

- Aptitude à rendre compte



Connaissances :

- Gestion administrative, économique et financière

- Droit des marchés publics

- Management d’équipe

- Outils bureautiques : BO GEF, Excel, Word,

- Systèmes d’informations institutionnels.



Compétences :



- Capacité de coordination et de synthèse

- Capacité de proposition et d’adaptation



Spécificité du poste : Journées de 7h20 Temps de travail 100 %



Relations professionnelles les plus fréquentes :

Liaisons Hiérarchiques :

* Directeur,
* Directeur des Achats, Directeur Pole des Ressources Matérielle et Numérique.

Liaisons Fonctionnelles :

- Membres de la Direction des Ressources Matérielle et Numérique,

- Cadre de pôles,

- Le service Biomédical,

- Laboratoire,

- Cadres Responsables de services,

- Fournisseurs