Secrétaire

Missions :

Sous l'autorité du responsable du service documentation, l'agent assure l'accueil et les tâches administratives du service. Il gère la circulation des informations au sein du service et entre les différents services de la collectivité.

Activités Principales :

Assurer l'accueil physique et/ou téléphonique

1. Réceptionner et hiérarchiser l'urgence ou l'importance des appels téléphoniques et des messages

Orienter et renseigner le public

Gérer les courriers "arrivée" et "départ

2. Enregistrer et traiter les courriers entrant et sortant sur AIRS

Vérifier la validité des informations traitées

Réceptionner et diffuser des informations

3. Reproduire et diffuser des documents produits par le service

Réaliser des tâches de secrétariat (saisi de rapports, compte rendus etc.)

4. Effectuer la frappe, la mise en forme de courriers divers
5. Rédiger les documents administratifs, les comptes rendus de réunion

Suivre l'agenda de l'équipe (réunions, congés, rendez-vous etc)

6. Suivre l'agenda de la Responsable et de l'équipe (congés, rendez-vous, formation, etc.)
7. Mettre à jour les dossiers des agents ...

Gérer les stocks et les demandes de fournitures

Gérer et suivre les dossiers et les activités de son domaine d'intervention

8. Elaborer des outils de veille, de diffusion, de publication et de partage de l'information, et création des groupes de diffusion
9. Elaborer le bulletinage, le scan et/ou reprographie, indexation des articles pour la revue de presse
10. Participer au traitement, archivage, classement du fonds documentaire en suivant les directives de la Documentaliste
11. Effectuer le recensement des utilisateurs et gérer des abonnements numériques
12. Actualiser les données via les logiciels métiers Gediweb et Cincom,
13. Gérer les prêts/circulation/retours des ouvrages et des périodiques

Classer et/ou archiver les dossiers du service

La résidence administrative est fixée à Saint Denis .

Profil requis :

14. Ouvert au cadre d’emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux
15. Connaissance du fonctionnement des collectivités et de son environnement
16. Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
17. Maîtrise du logiciel métier
18. Maîtrise des techniques de secrétariat
19. Connaissance des techniques rédactionnelles
20. Capacité à orienter la demande au sein des services
21. Autonomie
22. Capacité d’adaptation professionnelle
23. Discrétion
24. Esprit d’initiative
25. Rigueur
26. Sens de l’organisation
27. Sens des relations humaines