Pour l'un de nos clients, industrie historique basée à Meylan on cherche un assistant administratif et adv bilingue anglais.
L'assistant(e) a pour fonction d'aider le groupe opération dans la gestion de son activité. Attaché(e) au directeur des opérations en assurant le bon déroulement administratif des opérations jusqu'à la facturation pour la filiale France et Allemagne de l'entreprise.
MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES
Suivi et planification des opérations
- Génère le planning annuel d'activité préventive en fonction des contrats signés et à venir
- Attribue les taches en fonction du planning et du choix des priorités du directeur des opérations
- Assure le bon déroulement des contrats (nombre de visite, heures) et le suivi administratif (Heures, FSR) dans Odoo et Oracle
- Alerte du terme des contrats et du non-renouvellement
Suivi des projets
- Relance les dossiers en attente (Interne/Externe)
- Ouvre des projets et comptes analytique dans l'ERP (Projet, Activités facturables)
- Suit la saisie des temps et des expenses de l'équipe opération.
Administration des ventes
- Crée les devis et les valide en commande
- Assure du suivi documentaire des commandes
- Facture au fil de l'eau ou en fin de période
- Suis la logistique avec les transporteurs
-Dédouane
- Assure le suivi documentaire des transports
AUTRES ACTIVITES :
- Aide les agents de terrain dans les tâches administratives
- Est en lien avec l'équipe administrative et principalement le responsable de la comptabilité
COMPETENCES TECHNIQUES :
- Maîtrise des outils de bureautique (Pack Office)
- Maitrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie,planning partagé, web conférence.)
- Connaissances en gestion administrative
- Connaissances des normes rédactionnelles
- Bon niveau d'anglais
- Connaissance d'un ERP
SAVOIR-ETRE PROFESSIONNELS :
- Communicant
- Prendre des initiatives
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Aisance relationnelle
- Polyvalence
- Autonomie
- Capacité d'anticipation
FORMATION ET/OU CERTIFICATION REQUISES
- Langue Anglaise
- Formation de niveau Bac +2/3 : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI
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