Nous vivons dans un monde qui a de plus en plus besoin que l'on prenne soin de ses ressources. Pour accompagner un développement harmonieux et durable de nos sociétés, satisfaire les besoins de tous, préserver nos modes de vie, lutter contre les effets du changement climatique. C'est là tout le sens de la mission de Veolia : Ressourcer le monde.
Dans le cadre de ses activités, Veolia recrute pour sa filiale Veolia Propreté Industries Services (VPIS), spécialisée dans la gestion globale des déchets pour ses clients Grand Comptes (transport et traitement des déchets, assainissement industriel, logistique environnementale et maintenance industrielle).
VPIS recherche, dès à présent, son ou sa futur(e) assistant(e) de direction et back office sur le siège d'Aubervilliers (93) dans le cadre d'un CDD de 9 mois minimum. Grâce à son expertise et son approche opérationnelle, l'assistante de direction et de back office interviendra en support de l'équipe de Direction et des opérationnels pour accompagner et vérifier certains processus support aux opérations.
Par ailleurs, Il/Elle sera le relais entre les demandeurs et les approvisionneurs sur certains processus opérationnels.
Quelles sont vos missions en tant qu'assistant(e) de direction / Back Office ?
Vous assurez la gestion du secrétariat classique :
- Courrier, mise à jour des bases de données et des coordonnées internes, mise à jour de la liste téléphonique VPIS, mise à jour du LUMSITES, mise à jour des matricules (registre du personnel simplifié), expédition des colis via chronopost, réception des colis et rangement des commandes.
- Mise à jour régulière de 3 plateformes (E-attestations, Provigis, My procurement).
Vous gérez les fournisseurs internes et externes sur les sujets de services généraux (via l'outil Workday) :
- Commandes de fournitures bureautiques, des EPI pour les sites
- Gestion des flux de facturation en lien avec la DAF
Vous organisez des réunions et l'évenementiel pour VPIS ;
- Gestion des réunions de service, des séminaires
- Gestion des événements ponctuels (exemple : workshop/atelier)
Vous participez à la gestion des ressources humaines :
- Gestion des formalités administratives d'entrée dans la société (CNI, suivi des visites médicales, et autres attestations)
- Accueil des nouveaux embauchés (besoins en matériels véhicules téléphones, EPI)
- Relai avec le services RH de VPIS et SARPI : contrats, congés, accidents, congés exceptionnels
- Implication dans le suivi du plan de formation avec les RH (entrées dans Acciline)
- Suivi des visites médicales
- Avis d'arrivée et check list nouveaux arrivants
Vous êtes en charge de la gestion du parc informatique et téléphonie en lien avec le service informatique :
- Suivi du parc informatique et téléphonique (attribution, remplacement)
- Ouverture/fermeture des lignes téléphoniques SFR et suivi des données (codes)
- Commande de matériel (PC/chromebook, imprimantes, écrans, logiciel informatique),
Vous gérez le parc de véhicule en lien avec le service VEOLIA, et les loueurs ainsi que la gestion des sinistres :
- Commande et restitution des véhicules, gestion des cartes (assurance, Crit-Air, carburant) et télépéage en lien étroit avec VEGA
- Suivi des contrats pneumatique (Hiver/été) (campagne pneus été/hiver par mail)
- Commande de LMD si besoin
- MAJ fichier interne parc auto mensuelle/selon mouvements
Vous assurez le suivi des EPI :
- Inventaire deux fois par an
- Mise à jours des stocks dans le fichier dédié.
Vous serez également manager d'une alternante Assistante de direction.
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