Assistante de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Contexte territorial :
Située dans les Pyrénées-Orientales, la Communauté de Communes Agly-Fenouillèdes regroupe 24 Communes pour une population de 6 516 habitants. Assurant des compétences variées : urbanisme, action sociale enfance-jeunesse, restauration scolaire, développement économique, tourisme, gestion des déchets, eau et assainissement, énergies renouvelables… la CCAF comprend plus de 50 agents. Missions / conditions d'exercice ADMINISTRATION GENERALE:
- Organiser et suivre la planification des réunions (réservation des salles adéquates au nombre de participants + préparation de la salle de réunion y compris le matériel informatique notamment dans le cas de visioconférences),
- Rédiger les convocations de la Direction : bureau des Maires, Commissions MAPA et préparer les dossiers,
- Tenue du Registre des Délibérations et des Arrêtés.
- Saisir et mettre en forme les divers documents (courriers, comptes rendus, notes, bordereaux d’envoi, etc…),
- Organiser le suivi du courrier de la Direction (traitement et réponses),
- Préparer et envoyer les convocations des conseils communautaires,
- Organiser le classement et l’archivage des décisions, des courriers, des documents et des dossiers,
- Suivre les parapheurs de la Direction et mises en signature,
- Préparer et transmettre les documents aux élus (notes de synthèse et délibérations),
- Transmission des délibérations dématérialisées à la Préfecture,
- Effectuer les mises sous plis, duplications, réaliser des copies et l’assemblage de documents,
- Mettre à jour les bases de données et tableaux de bord.
FINANCES : Régie de recettes périscolaire
- Gestion de la régie : encaisser les recettes, les reverser et les justifier auprès du comptable public. Gestion des fonds déposés sur les comptes du Trésor dont il a la charge
- Suivi de la qualité des écritures comptables et de la traçabilité de l’activité de la Régie
ACCUEIL :
- Saisir et gérer les demandes spécifiques en lien avec les différents services,
- Recevoir, filtrer, transmettre les appels téléphoniques, prendre les messages,
- Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence,
- Représenter l’image de la Collectivité auprès des usagers Profils recherchés De formation minimum BAC +2 Assistant de direction ou Assistant de gestion. Vous avez une véritable expérience dans l’assistanat de Direction et dans les collectivités territoriales.
Votre capacité d’organisation et votre bonne communication orale et écrite sont des atouts indispensables. Votre maîtrise des techniques de secrétariat (accueil, classement, archivage, etc…) est un plus. Rigoureux(se), réactif (ve), dynamique, vous êtes dotée d’un bon relationnel et savez travailler en autonomie. Vous avez une très bonne maîtrise des outils bureautique (Word, Excel, Powerpoint).