Vos missions en quelques mots Sous l’autorité de la responsable des affaires générales et de la coordination, le secrétariat de direction recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif, suit et gère les dossiers administratifs, participe à l'ensemble des affaires courantes sur les aspects administratifs et organisationnels. Les missions de la personne en charge du secrétariat de direction constituent un véritable pilier au bon fonctionnement du service des affaires générales pour le chef d’établissement et son adjoint. La personne en charge du secrétariat de direction travaille en collaboration étroite avec les autres membres du bureau es affaires générales : secrétariat du département de la sécurité et des détentions, chargé de communication et référente des pratiques professionnelles et MCI. Activités du poste · Gérer les agendas de la direction, faciliter la priorisation des demandes d’audience et suivre les échéances · Organiser les réunions et rendez-vous : logistique, préparation des dossiers, invitations, accueil, listes d’émargement, · Traiter le courrier postal et numérique : réception, tri, enregistrement, diffusion et suivi · Rédiger et mettre en forme des documents administratifs : courriers, notes de service, comptes-rendus … · Faire le lien administratif entre la direction et l’ensemble des services de l’établissement · Gérer les documents : classement, diffusion, archivage … · Assurer l’accueil téléphonique et physique · Assurer l’intérim du secrétariat du département de la sécurité et des détentions Compétences attendues Connaissances Maitrise des outils bureautiques et informatiques Techniques de secrétariat Règles de communication institutionnelle Méthodes de recueil et de traitement de l'information Savoir-faire Disponibilité Autonomie, esprit d'initiative et sens critique constructif Discrétion, confidentialité, loyauté Rigueur, fermeté Sens de l'organisation et des priorités Expression orale et écrite adaptée Rendre compte de son activité Savoir être Qualités relationnelles, sens de l'observation Aptitude à travailler en équipe Capacité d'adaptation et polyvalence Éléments de candidature Personnes à contacter Natacha PEYROUSE, chargée des affaires générales et de la coordination ludivine.guedon@justice.fr-directrice des ressources humaines
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