Responsable en charge de la coordination des formations f/h

Intitulé du poste : Responsable administratif adjoint en charge de la Coordination des formations
du Département universitaire de maïeutique.

RÉSUMÉ DU POSTE
Le responsable administratif adjoint en charge de la coordination de la formation assure le pilotage et la
coordination des activités administratives et pédagogiques du département universitaire de
maïeutique. Il travaille en étroite collaboration avec la vice-directrice formation du DUM.
Il encadre l’équipe de scolarité, en lien avec la responsable administrative, et veille à la bonne
organisation du cursus des étudiants en maïeutique ainsi qu’à la mise en oeuvre de la formation
continue destinée aux sages-femmes.
Garant du respect des procédures et du cadre réglementaire, il contribue à la qualité du service rendu
aux étudiants, aux enseignants et aux partenaires institutionnels.
Il participe également à la valorisation de la formation à travers la collecte de la taxe d’apprentissage
et exerce le rôle de référent relations internationales du département, en lien avec la Faculté de Santé.

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS
Mission 1 : Coordination et pilotage de la scolarité
• Encadrer, animer et coordonner l’équipe de scolarité (2 agents).
• Assurer la répartition, l’organisation et la planification des tâches au sein du service.
• Accompagner les gestionnaires dans leurs missions et veiller à leur montée en compétences.
• Concevoir, élaborer et mettre en oeuvre les procédures liées à la gestion de la scolarité dans le respect de la réglementation.
• Faire appliquer le calendrier annuel des opérations de scolarité.
• Assurer le suivi et la mise à jour des bases de données étudiantes.
• Superviser les paramétrages dans le logiciel Apogée (structures, MCC, règles de calcul, procèsverbaux,
relevés de notes).
• Participer à la production d’indicateurs, de bilans et de statistiques ; répondre aux enquêtes
institutionnelles.
• Apporter un appui technique et réglementaire aux agents du service et leur fournir ressources et
expertise.
• Contribuer à la prévention du contentieux étudiant.
• Participer aux réunions de coordination et aux groupes de travail en lien avec la Faculté de Santé et
les services centraux de l’université.Mission 2 : Formation continue des sages-femmes
• Participer au développement et à la mise en oeuvre de la formation continue en lien avec la
direction du département et le service universitaire de formation continue.
• Organiser le suivi administratif et financier des actions de formation sur les différentes plateformes
(conventions, devis, inscriptions, attestations, bilans).
• Contribuer à la communication et à la promotion de l’offre de formation continue auprès des
professionnels de santé.
• Participer à la démarche qualité (suivi des évaluations, indicateurs, bilans).
Mission 3 : Activités transversales
• Assurer la contiuité d’acitivtés en cas d’absence de la responsable administrative





PROFIL RECHERCHÉ
Connaissances
• Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur.
• Offre de formation des diplômes de Santé
• Bonne culture administrative et juridique
• Principes et dispositifs de la formation continue.
• Logiciels de gestion (Apogée, OSE, outils bureautiques).
• Organisation et fonctionnement d’une équipe administrative.
• Dispositifs et procédures liés aux relations internationales.

Savoir-faire – Compétences opérationnelles
Les missions nécessitent des compétences juridiques, organisationnelles, administratives et
relationnelles. Le poste requiert une capacité d’adaptation au regard de la diversité des interlocuteurs
et dans un contexte d’évolutions réglementaires et organisationnelles.
• Maîtrise des outils bureautiques : Word / Excel / Power Point, messagerie
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Capacités rédactionnelles
• Communiquer et faire preuve de diplomatie
• Mettre en oeuvre des procédures et des règles
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
• Mettre en oeuvre une démarche qualité

Niveau III - Bac+2 DUT BTS ou diplôme équivalent

Encadrement
Oui
Conditions particulières d'exercice
Conditions d’exercice :
- Pics d’activités (rentrée et fin d’année universitaire) et déplacements ponctuels sur les autres sites
de la Faculté de Santé
- Participation aux examens PASS-LAS/JPO/Salons

Le télétravail est possible après une période d’adaptation au poste, sous réserve de l’organisation et de
l’intérêt du service.


REJOINDRE UNIVERSITÉ PARIS CITÉ


Ancrée dans la capitale, l’Université Paris Cité est une université de recherche
intensive, avec une forte dimension
professionnalisante. Elle se positionne au meilleur niveau international pour le
rayonnement et l’originalité de sa recherche, la diversité et l’attractivité de ses parcours
de formation, sa capacité d’innovation et sa participation active à la construction de
l’espace européen de la recherche et de la formation. Université à impact positif pour la
société, l’Université Paris Cité a fait de la « santé planétaire » sa signature : « des êtres
humains en bonne santé, au sein de sociétés en bonne santé, sur une planète en bonne
santé ».

L’Université Paris Cité comprend trois Facultés (de Santé, des Sciences, et Sociétés &
Humanités), auxquelles sont rattachées 24 composantes et 110 unités de recherche, et
intègre un établissement-composante, l’Institut de physique du globe de Paris, et
un organisme de recherche associé, l’Institut Pasteur. Elle compte plus de 63 000
étudiants, 4 773 enseignants et enseignants- chercheurs ainsi que 2 767 personnels
administratifs et techniques.

Dans une démarche d’amélioration continue au service de son projet d’établissement,
l’Université Paris Cité se dote de schémas directeurs et de plans d’action pour asseoir sa
responsabilité sociétale et environnementale, et notamment s’engager pour les égalités
et lutter contre toute forme de discrimination et de violence, agir pour la qualité de vie
au travail et la transition écologique, et renforcer l’expérience étudiante.
Rejoindre l’Université Paris Cité, c’est faire le choix de l’exigence et de l’engagement au
service de valeurs fortes : celles du service public, de la rigueur scientifique et
intellectuelle, de l’innovation, du dialogue, de l’ouverture aux autres et au monde.