Assistant(e) administratif(ve) (f/h)

Vous êtes à la recherche d'une opportunité intéressante et inspirante ?

Vous avez envie de faire partie d’une équipe performante ?

Rejoignez nos équipes !

Le site de Thermodyn est un pôle d’excellence dans le domaine de la compression centrifuge intégrée. Le produit ICL (Integrated Compressor Line) constitue la solution privilégiée pour la compression de gaz lorsque nos clients recherchent compacité, flexibilité d’utilisation et haut niveau de fiabilité.

Collaborez avec les meilleur(e)s

En tant qu’, vous assisterez une ou plusieurs équipes afin d'optimiser la gestion de leur activité. Vous serez en charge d’organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure et de prendre en charge le suivi de dossiers spécifiques.

A ce titre, vous serez chargé(e) de :

1. Organiser des réunions internes et clients : réalisation et transfert des fiches visites, réservations de salons, de repas, gestion logistique pour les clients (taxi, hôtel…)

2. Gérer les tâches administratives internes : mise à jour des documents internes et des templates, diverses tâches administratives en lien avec le Service/Fonction, envois courriers et DHL, etc..

3. Réaliser un suivi régulier sur les prises de Congés payés, CA, RTT pour les populations concernées, corriger dans le logiciel si nécessaire, vérifier l’imputation des heures.

4. Créer des demandes d’achats manuelle sur demande, faire la réception des commandes correspondantes, créer des releases suivant « timesheets contractors », faire la réception des releases créées et valider les factures dans le logiciel Ariba.

5. Gérer les déplacements : demandes de cartes d'abonnement SNCF, préparer les voyages pour les populations concernées, instruire les demandes de visa, supporter en cas de changement en cours de voyage, recueillir et envoyer les relevés de dépenses au service Finance, dans le respect des procédures Groupe en vigueur

6. Prendre en charge des demandes diverses : centraliser et instruire les demandes d'équipements pour les populations concernées, gérer les DI en cas de nécessité, gérer les commandes, le stock et la distribution des consommables

7. Mettre à jour les tableaux de données et indicateurs liés au Service concerné

8. Recevoir et filtrer les communications téléphoniques

9. Préparer et organiser les dossiers d’aide à la décision

10. Assurer l’interface entre les responsables et leurs interlocuteurs (internes et externes)

11. Relayer les informations venant de la Direction

12. Rédiger les comptes-rendus de réunions et documents divers

Alimentez votre passion

Pour réussir dans ce rôle, vous devrez :

13. Être titulaire a minima d’un Bac+2 dans le domaine administratif ou d’un Baccalauréat associé à une expérience significative dans une fonction similaire.

14. Justifier d’une première expérience dans un environnement exigent

15. Avoir le sens des priorités et de l’organisation

16. Démontrer une bonne capacité relationnelle et de communication.

17. Maitrise le pack office et être à l’aise avec l’informatique

18. Se montrer rigoureux(se) et assidu(e) dans le travail, autonome et adaptable

19. Être proactif(ve), et savoir prendre des initiatives

20. Faire preuve de discrétion et de confidentialité

21. Démontrer des capacités rédactionnelles et de synthèse

22. Avoir un niveau professionnel en anglais / français

Travaillez d'une manière qui vous convient

Nous reconnaissons que tout le monde est différent et que la manière dont les gens veulent travailler et donner le meilleur d'eux-mêmes est différente pour chacun également. À ce titre, nous pouvons proposer les modes de travail flexibles suivants :

23. Horaires de travail flexibles : adaptez les heures de travail de la journée pour vous aider à tout intégrer et à travailler au moment où vous êtes le plus productif

Travailler avec nous

Nos collaborateurs(trice)s sont au cœur de ce que nous faisons chez Baker Hughes. Nous savons que nous sommes meilleur(e)s lorsque tou(te)s sont engagé(e)s et capables d'apporter leur véritable identité au travail. Nous investissons dans la santé et le bien-être de notre personnel, formons et récompensons les talents et formons des leaders à tous les niveaux pour faire ressortir le meilleur de chacun(e).

Nous travaillons pour vous

Nos inventions révolutionnent l'énergie depuis plus d'un siècle. Mais pour continuer demain, nous savons que nous devons repousser les limites aujourd'hui. Nous accordons la priorité à récompenser celles et ceux qui adoptent le changement avec un ensemble qui reflète à quel point nous apprécions leur contribution.