Assistant de direction générale h/f - direction generale adjointe batiments et education

Intégrer le Département de la Haute-Savoie : opportunités de carrières et qualité de vie exceptionnelle ! Rejoignez le 1er employeur public de Haute-Savoie et participez aux actions quotidiennes en matière d'action sociale, de collège, de voirie départementale, de sport, d'environnement, de culture au service de plus de 800 000 Haut-Savoyards ! Et si le prochain talent c'était vous ? Sous l'autorité de la Directrice Générale Adjointe Bâtiments et Education, assister la Direction afin d'optimiser la gestion de l'activité des cadres (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunion, accueil). Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la Direction. Prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques. Sous la responsabilité directe de la Directrice Générale Adjointe Bâtiments et Education, il s'agit, dans les domaines cités ci-après, de : Organisation de la vie professionnelle du cadre Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre Rappeler les informations importantes et transmettre les messages Organiser les déplacements du cadre Lors de réunions transversales à la Direction, organiser l'agenda du cadre en coordination avec les agendas des encadrants de la Direction*. Organisation et planification des réunions Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre Monter les dossiers nécessaires au cadre Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions Prendre des notes lors des réunions, rédiger les comptes rendus et en assurer la diffusion Suivi des projets et activités de la direction Assurer l'interface avec les services et les instances de la collectivité, Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat, Renseigner des tableaux de suivi d'activités du service, Mettre à jour des échéanciers, des tableaux de bord, des statistiques et des indicateurs de suivi, Assurer une veille sur les thématiques de la structures Accueil téléphonique et physique au secrétariat Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent Contraintes d'horaires pour finir un travail urgent