Assistant du sous-préfet et du secrétaire général - h/f

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type :

Assistant de direction / ADM005A

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales

Au cœur du fonctionnement de la sous-préfecture, l’assistant(e) de direction est l’interlocuteur(trice) direct(e) du sous-préfet, garantissant la fluidité de son agenda, la préparation des dossiers et la coordination quotidienne avec les services et partenaires.

Organisation et secrétariat

- Gestion de l’agenda du sous-préfet et du secrétaire général ;

- Préparation des dossiers, traitement du courrier et des communications ;

- Rédaction et mise en forme de courriers et documents.

Réunions et coordination

- Planification, logistique et suivi des réunions, y compris celles à l’extérieur ;

- Préparation des réunions hebdomadaires et coordination avec les services concernés.

Accueil et protocole

- Accueil des personnalités et invités ;

- Préparation des visites ministérielles et cérémonies officielles.


Logistique et intendance

- Suivi des événements à la résidence (repas, invitations, coordination avec le personnel) ;

- Organisation des déplacements (chauffeur, véhicules, réservations, missions).

Appui transversal

- Mise à jour des fichiers de contacts ;

- Suivi de dossiers ponctuels et appui bureautique.

Votre environnement professionnel

Activités du service : L’agent exerce ses missions au sein du secrétariat général, en charge des fonctions supports de la sous-préfecture : secrétariat, gestion budgétaire, intendance de la résidence, conduite et logistique, conciergerie.

Composition et effectifs du service :

3 agents de catégorie C à dominante administrative

3 agents de catégorie C à dominante technique

Liaisons hiérarchiques :

Sous-Préfet

Secrétaire général de la sous-préfecture

Liaisons fonctionnelles : Élus, services de la sous-préfecture et de la préfecture, services déconcentrés de l’État, collectivités territoriales, partenaires institutionnels, usagers.