Vos missions en quelques mots L’Assistant du Cabinet de Maire est chargé d’accompagner le Maire dans l’exercice de ses responsabilités et dans la mise en œuvre et le suivi des politiques publiques. Il est chargé d’assurer l’organisation personnelle du Maire, la gestion des dossiers, la communication et l'accueil des administrés ou partenaires extérieurs. Il coordonne la représentation et les interventions du Maire, les relations avec les partenaires extérieurs institutionnels. Il gère toutes les missions relatives aux fonctions du Maire et l’accompagne dans la préparation de ses missions, réunions et événements. ACTIVITE 1 : ORGANISATION DE LA VIE PROFESSIONNELLE DU MAIRE -Organiser l’agenda du Maire -Planifier les réunions et rendez-vous en conviant l’ensemble des participants -Assurer le suivi des échéances -Participer à la transmission des informations -Gérer le courrier et les courriels entrants et sortants du Maire : réception, tri et diffusion -Gérer les parapheurs du Maire -Être l'interface entre les acteurs extérieurs, notamment les partenaires institutionnels et le Maire ACTIVITE 2 : SUIVI DE L’ACTIVITE DU CABINET -Rédiger des recherches, notes de synthèse et courriers pour le Maire -Organiser l’activité quotidienne du Maire -Préparer les dossiers en amont des réunions du Maire -Assurer le classement et l’archivage des dossiers -Gérer les dossiers de médailles du travail -Rédiger les notes du Maire et assurer leurs diffusions -Assurer l’interface entre le Maire et les services et instances (SITRU, CASGBS, CIG, Hôpital, Préfecture et Sous-Préfecture) -Envoi et suivi des invitations des évènements organisés par la ville -Intégrer les priorités du Cabinet dans la gestion quotidienne des activités -Suivre l’exécution budgétaire du Cabinet, établir les bons de commande et suivre la facturation ACTIVITE 3 : ACCUEIL TELEPHONIQUE ET PHYSIQUE DU SECRETARIAT -Gérer l’accueil physique et téléphonique du secrétariat du Maire -Renseigner les interlocuteurs et relayer les informations -Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriers informatiques Profil recherché SAVOIRS : -Bureautique -Gestion administrative -Excellente connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale et des attributions de chaque service -Organisation, méthode et processus -Techniques d’accueil SAVOIR-ETRE : -Aisance relationnelle -Autonomie -Discrétion professionnelle -Disponibilité et flexibilité des horaires -Obligation de réserve et de neutralité -Réactivité -Rigueur -Sens de l'organisation et de la méthode SAVOIR-FAIRE : -Capacité analytique et de synthèse -Instruction de dossiers -Maitrise des délais et des priorités -Maitrise des outils bureautiques -Savoir gérer les situations de stress -Sens de l’anticipation et de l’initiative -Technique d’écoute active et de médiation -Techniques de communication écrite et orale -Techniques d’organisation -Techniques de rédaction -Veille et anticipation règlementaire
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