Secrétaire pédagogique cdd dpt 57 h/f

Vous serez chargé(e) de : Partie accueil/secrétariat : - Assurer l'accueil des visiteurs : les recevoir, identifier leurs demandes, les orienter et tracer leur présence au sein de l'établissement ; - Assurer l'accueil téléphonique : mettre en contact les interlocuteurs ou assurer la transmission des messages et tracer dans le registre des appels ; - Affranchir le courrier sortant ; - Assurer l'enregistrement et la distribution du courrier ; - Mettre à jour le tableau de gestion des demandes à l'accueil ; - Gérer les besoins en logistique et les fournitures de bureaux - Participer à la démarche qualité et être support à la responsable qualité notamment au niveau de la gestion documentaire. Partie gestion des apprenants (selon le calendrier scolaire) : - Gérer les dossiers de sélections des candidats ; - Gérer les inscriptions des étudiants ou stagiaires ; - Assurer la gestion et le suivi administratif des formations dont elle a la charge ; - Alerter la direction en cas de pièces manquantes au dossier (documents administratifs, certificats médicaux, vaccination) ; - Préparer et suivre les éléments nécessaires à la facturation des frais de formation, en lien avec le service comptabilité de CRC GE ; - Gérer les diplômes, certificats des étudiants ou stagiaires ; - Saisir les données nécessaires aux statistiques administratives ; - Assurer le lien avec les logiciels métiers des différentes filières et avec les organismes payeurs ; - Gérer les rapports d'activités des formations dont elle a la charge ; - Réceptionner, contrôler et suivre les absences des apprenants ; - Editer les listes d'émargement des apprenants ; - Editer et mettre en ligne les plannings de formation ; - Exploiter et gérer les plans de travail des apprenants ; - Réaliser les ouvertures de sessions de formation dans l'outil métier et en assurer le suivi ;