INTITULE DU POSTE:
GRADE: Assistant(e) médico-administrative / Secrétaire médicale
FONCTION: Secrétaire au laboratoire
AFFECTATION: Pôle Médecine- Site des Feugrais
CONDITIONS STATUTAIRES DE RECRUTEMENT:
Titulaire du Bac ST2S, S.M.S, ou Bac F8 ou formation équivalente
Expérience en secrétariat médical souhaitée
Concours de secrétaire médicale acquis ou à acquérir
CONDITIONS GENERALES D'EXERCICE:
Coordinatrice des secrétariats médicaux: Mme FONTAINE
Adjointe à la coordination: Mme LEGOUEST
Chef de Pôle: Docteur BRUNG LEFEBVRE
Encadrement: Cadre de Pôle: Mme LEJEUNE
Cadre d'unité: Mme COUSIN
QUOTITE DE TEMPS: 100%
BASE HORAIRE ANNUELLE : 1575 heures (sur la base de 100% de jour, selon OAT
annuelle)
AMPLITUDE HORAIRE : 7h30 à 17h30 présence 8h/jour dont 30 min de repas
Repos fixe samedi - dimanche
CONDITIONS PARTICULIERES:
Temps partagé entre les différentes activités selon les besoins et les charges de travail.
MISSIONS GENERALES:
Assurer le fonctionnement du secrétariat du laboratoire. Est notamment chargée de la gestion administrative des dossiers et contribue à la délivrance de renseignements d'ordre général dans son domaine de compétence.
MISSIONS SPECIFIQUES:
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des consultants et de leurs accompagnants (prise de rendez-vous, donner les renseignements nécessaires), ainsi que des représentants ou techniciens des fournisseurs extérieurs
- Etre l'interface entre les biologistes et les prescripteurs
- Réceptionner les demandes d'analyses biologiques
- Saisir les analyses prescrites sur le logiciel, ou valider les prescriptions connectées.
- Dispatcher les échantillons dans le laboratoire
- Gérer les analyses à envoyer dans les laboratoires extérieurs (veiller à la conformité des prélèvements, joindre les renseignements utiles, conditionner les échantillons). S'assurer du retour des résultats, si besoin, réclamer auprès des laboratoires.
- Saisir les résultats des envois extérieurs, avant relecture par un biologiste
- Editer les comptes-rendus, les faire signer, faxer si besoin.
- Mettre sous enveloppe, trier pour envoi aux consultants et prescripteurs
- Commander les tubes, flacons et imprimés auprès des laboratoires extérieurs
- Commander les fournitures de bureau et les consommables informatiques
- Assurer le suivi statistique des consultations
- Gérer les modifications d'identité et les doublons informatiques
- Vérifier les factures des envois extérieurs
- Assurer l'encadrement des stagiaires
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