Dans le cadre de son développement, AIRO, centre de formation aux métiers du sport, de l'animation, de l'audiovisuel et de l'événementiel, recherche un(e) candidat(e), en apprentissage, prêt à se former au métier de chargé(e) d'accueil et de gestion administrative
Le(la) candidat(e) sera formé(e) aux côtés des gérants de l'entreprise et de la responsable administrative et vie scolaire de l'établissement
Le/la chargé(e) d'accueil et de gestion administrative joue un rôle central dans le bon fonctionnement quotidien de l'organisme.
Ses responsabilités s'articulent autour de deux axes :
- Accueil et relation avec le public
Accueillir physiquement les visiteurs (stagiaires, formateurs, partenaires)
Répondre aux appels téléphoniques et orienter les interlocuteurs
Gérer les demandes d'information (formations, inscriptions, financements)
Assurer une image professionnelle et conviviale de la structure
-Gestion administrative
Constituer et suivre les dossiers des apprenants (inscription, pièces justificatives)
Saisir et mettre à jour les données dans les outils internes
Éditer des documents administratifs (conventions, convocations, attestations)
Participer au suivi des financements
Classer et archiver les documents
Aider à la préparation logistique des sessions de formation
Activités principales :
Au quotidien, cela peut inclure :
Traitement des emails et courriers
Planification des rendez-vous ou des sessions
Mise à jour des tableaux de suivi (Excel ou logiciel métier)
Suivi des présences et absences des stagiaires
Appui à l'équipe pédagogique et administrative
Vérification de la conformité des dossiers
Conditions d'exercice et horaires
Durée hebdomadaire : 35 heures/semaine
Du lundi au vendredi
Horaires types :
Matin : 9h00 - 12h30
Pause déjeuner : 12h30 - 13h30
Après-midi : 13h30 - 17h00
Environnement de travail :
Travail en bureau, souvent à l'accueil ou en open space
Utilisation quotidienne d'outils informatiques (suite bureautique)
Interaction constante avec différents publics (internes et externes)
Spécificité de l'apprentissage :
Encadrement par un tuteur ou maître d'apprentissage
Alternance entre centre de formation et entreprise
Montée progressive en compétences (autonomie croissante)
Contraintes possibles :
Gestion de pics d'activité (rentrée, périodes d'inscription)
Nécessité d'organisation, rigueur et sens du service
Polyvalence et capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle
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