Assistant.e de direction générale / de cabinet / du maire

ACTIVITÉS PRINCIPALES



Organisation et gestion des agendas de la direction générale

* Gérer et coordonner les agendas du DGS et des DGA, en lien avec le secrétariat du maire

* Planifier les rendez-vous en tenant compte des priorités et des contraintes

* Anticiper les arbitrages et assurer une organisation fluide de l’activité

* Suivre et consolider les congés du périmètre concerné

* Fonctionner en binôme avec le secrétariat du maire (notamment pour la gestion des congés, des appels, etc.)



Assurer l’accueil et être un point de contact central de la direction générale

* Accueillir et prendre en charge les interlocuteurs, physiquement et par téléphone

* Analyser, prioriser et orienter les sollicitations internes et externes

* Faciliter la circulation de l’information entre le cabinet du maire, la direction générale et les services

* Garantir la discrétion et la confidentialité des informations traitées



Organiser et sécuriser le fonctionnement administratif et logistique

* Organiser les réunions stratégiques (Maire/DG, comités, séminaires)

* Préparer les convocations, supports et éléments logistiques

* Rédiger, mettre en forme et diffuser les comptes rendus et documents

* Gérer les listes de diffusion, invitations et suivis de présence

* Assurer la réservation des salles et la préparation du matériel

* Réaliser le classement et l’archivage des documents



Assurer le suivi de dossiers transversaux et produire des indicateurs

* Mettre à jour les bases de données et listes de diffusion

* Suivre des dossiers spécifiques (incidents/accidents, RGPD, contraventions…)

* Contribuer à l’élaboration des bilans et du rapport d’activité (chiffres clés DG)

* Participer à l’amélioration des outils et des procédures

* Apporter un appui ponctuel aux projets



ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES


Animer le réseau des assistant.es de direction de la ville

Contribuer à la continuité de service

* Monter en compétence sur les procédures internes (courrier, instances…)

* Assurer des remplacements ponctuels en cas d’absence

* Appliquer les procédures existantes dans un cadre défini


Avantages collectifs :

* Ambiance agréable

* Prise en charge à 75 % des frais de transport en commun

* Accès au restaurant municipal

* Télétravail possible (selon nécessités de service et après 6 mois de présence)

* Possibilité de bénéficier du congé menstruel pour les agentes concernées

* Participation jusqu'à 35 € de l’employeur pour la mutuelle santé et prévoyance

* Possibilité d’adhérer au Comité d'actions sociales pour diverses activités telles que le sport, les vacances, etc.