Assistant(e) de la direction générale

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Vous apportez une assistance solide, permanente et d’anticipation en matière d'organisation professionnelle et personnelle aux membres de la Direction Générale composée de la Directrice Générale des Services de l’adjointe à la DGS et de trois Directeurs Généraux Délégués.

Vous êtes chargé(e) d’apporter un soutien en matière de gestion, de communication, d'information et de suivi de dossiers de la direction générale, et êtes en contact régulier avec les encadrants, les élus ainsi que les différents partenaires. Missions / conditions d'exercice Aussi, dans le cadre d'un fonctionnement garantissant la continuité et la fluidité du secrétariat général et des assemblées, en lien avec les autres membres de l’équipe :

Missions principales :

1.Assurer une fonction d’assistance auprès de la direction générale : 50%
•Planifier et préparer les engagements professionnels par la préparation et l’organisation de déplacements, de réunions et de rendez-vous,
•Assurer l’accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d’importance, d’urgence), filtrer, rediriger, transmettre, gérer les conflits d’agendas, …
•Assurer la circulation de l'information entre le CoDG et les différents pôles, services et les élus ainsi que le suivi des laboratoires (outil interne de suivi des projets du mandat),
•Assister le CoDG au pilotage de projets (appui à la planification, suivi de l’avancement, coordination des acteurs).


2.Organiser le traitement et la diffusion des informations : 40%
•Suivi du courrier « signalé » en réalisant des relances auprès des services et des notes réalisées par les pôles sous le logiciel Post Office,
•Coordination de la circulation des parapheurs, courriers, notes... (suivi des enregistrements),
•Intégration des priorités des directeurs généraux délégués dans la gestion quotidienne des activités,
•Assistanat ponctuel de la directrice générale des services,
•Gestion et coordination des réunions (logistique, réservation de dates et de salles, convocation, suivi de la commission attractivité, prestations...).

3.Assurer un soutien administratif : 10%
•Saisie et mise en forme de courriers et documents de formes et contenus divers à destination interne ou externe : courriers, notes, tableaux, diaporamas etc. ; constitution et mise à jour de la base de données des contacts institutionnels.

Missions secondaires :

•Intervenir en renfort ponctuel auprès du service des assemblées. Profils recherchés Niveau d’études :
•BTS ou équivalent.

Formations & Qualifications :
•Assistant de manager ou expérience professionnelle équivalente.

Compétences :
•Maîtriser les techniques d'assistanat, de secrétariat et les logiciels de bureautique,
•Savoir gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences,
•Sens des relations humaines, diplomatie, capacité d’adaptation ou adaptabilité,
•Grande discrétion et respect strict du devoir de réserve.