Assistant administratif

Qui sommes-nous ?


La coopérative Giphar, groupement indépendant de pharmaciens, place la santé, la proximité et l’accompagnement au cœur de son projet. Fort de 1 250 pharmacies adhérentes, notre réseau génère plus de 2,3 milliards d’euros de chiffre d’affaires.


Pour accompagner nos pharmaciens, nous mobilisons des expertises variées (achats, distribution, marketing, DSI, formation…) et développons en permanence de nouveaux services à forte valeur ajoutée.


Notre mission : faciliter le quotidien des pharmaciens et leur permettre d’offrir chaque jour écoute, conseils et accompagnement sur mesure à leurs patients.



🚀 Pourquoi nous rejoindre ?


Intégrer Giphar, c’est rejoindre une aventure humaine et professionnelle unique, au service d’un projet collectif pensé par et pour les pharmaciens !



👔 Le poste :


Dans le cadre d’un remplacement, nous recherchons un Assistant Administratif de site (F/H) pour notre site de Ouges (21).


L’entrepôt de Ouges est d’une superficie de 10.000 mètres carrés et nous y préparons quotidiennement les commandes d’environ 220 officines Giphar réparties dans le Grand Est de la France.


Vous assistez le Directeur Logistique et l’encadrement dans la gestion administrative du site.

En qualité d’Assistant Administratif de site (F/H), vos missions principales sont :


* Participer à l’intégration des nouveaux collaborateurs (salariés et intérimaires)
* Préparer, renseigner et automatiser des tableurs de suivi de l’activité quotidienne (productivité, primes, activité et main d’œuvre prévisionnelle, relevé journalier des temps de travail…)
* Être l’interlocuteur de nos agences de travail temporaire :

Solliciter le recours à des personnels intérimaires sur demande de la Responsable d’Activité,

Suivre des contrats en cours avec les différentes agences ETT,

Rapprocher et contrôler les différents documents contractuels et comptables concernant les missions d’intérim,

Faire l’enregistrement et la gestion quotidienne des heures des personnels permanents et intérimaires,


* Être le relai RH entre les personnels et le service central de gestion administrative de la paie ;
* Gestion administrative (demande d’achat, rapprochement des factures, passation de commandes ponctuelles…).
* Assurer la gestion des tâches Administrative du site : gérer le courrier (expédition, réception, distribution), réserver des salles de réunion, commander les fournitures ;
* Participer activement à la communication interne (actualités, événements conviviaux, nouvelles procédures…)
* Tenir l’accueil téléphonique et physique du site ;
* Participer activement aux activités de l’encadrement du site (réunion de service, représentation de la direction auprès des salariés et des intervenants externe…)



Votre profil :


* Formation en assistance de direction de niveau Bac à Bac+2.
* Expérience d’au moins 3 ans en tant qu’assistant administratif (F/H) au sein d’un site de production (industrie, logistique, BTP…).
* Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook…) avec un niveau avancée sur Excel (Tableaux croisés dynamiques, recherche V…).
* Aisance avec l’utilisation de la bureautique et des solutions logicielles.
* Première expérience de gestion des relations avec les agences de travail temporaire (commandes, contrat, facturation…) est un plus apprécié tout comme la connaissance des solutions informatiques SAP, BO, PIXID et/ou Reflex.
* Aisance pour communiquer tant à l’écrit qu’à l’oral
* Habitude du travail en équipe
* autonomie
* Force de proposition,
* sens du service et du collectif