Assistant formation h/f (h/f)

Sous la responsabilité de la Responsable formation et en collaboration avec les infirmiers participants à la formation continue de l'établissement, vous aurez en charge les missions suivantes :
GESTION ADMINISTRATIVE : Pour la formation Continue du Centre Hospitalier :
- Assurer la gestion administrative des actions de formation retenues :
o Suivi des candidatures o Suivi des formations obligatoires selon le métier
o Inscription des agents : en intramuros et en extérieur
o Suivi des dossiers des agents en formation promotionnelle
o Création d'un dossier pour chaque formation validée
o Gestion des conventions de formation
o Rédaction et envoi des convocations aux agents et information aux encadrants
o Préparation des feuilles d'émargement

GESTION ACCUEIL ET INFORMATION :
- Collaborer avec l'ANFH, les organismes de formation extérieurs, les responsables des différents services de l'établissement
- Préparer les salles de formation (matériel informatique, matériel pédagogique.)
- Accueillir les stagiaires et les formateurs (téléphone, physiquement)
- Gérer les commandes mensuelles alimentaires et de papeterie
- Participer à la gestion de la communication auprès de l'extérieur :
- Lors d'appel téléphonique des responsables de formation, proposer des formations réalisées dans les 2 mois à venir
- Envoi de fiches de formation réalisables par le CFPS aux établissements proches du CH SARLAT
- Répondre aux demandes et questionnements des stagiaires en lien avec les documents administratifs attendus

GESTION FINANCIERE :
Pour la formation Continue du Centre Hospitalier :
- Assurer le remboursement des frais des agents à partir des justificatifs donnés et l'enregistrer sur GESFORM
- Assurer le paiement des factures des organismes extérieurs
- Réaliser la demande de remboursement auprès de l'ANFH sur le logiciel GESFORM
- Assurer le suivi régulier du bilan financier du plan de formation (enregistrement ANFH) et réaliser les deux clôtures semestrielles
- Réaliser le solde de clôture : ANFH et tableau comptable
- Assurer les requêtes et suivis des demandes de financement sur les fonds mutualisés de l'ANFH
- Réaliser le calcul prévisionnel des coûts pour les études promotionnelles

Pour l'organisme de formation CFPS du Centre Hospitalier :
- Assurer le suivi financier des formations proposées par le CFPS :
o Établir une facture - Participer :
o Au remplissage du Bilan Pédagogique et Financier à remplir pour la DREETS chaque année
o À l'élaboration du bilan financier et pédagogique du CFPS présenté à la Direction

Horaires à tour de rôle des 2 agents administratifs pour que l'amplitude horaire de présence sur le centre soit entre 8h30 et 17h35 :
o 8h30 - 16h05
o 09h00- 16h35
o 10h00 - 17h35 (horaire ponctuel)