Description :
Mission principaleLa personne titulaire du poste réalise la gestion administrative du département et la gestion financière dont elle est garante dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et/ou comptable de l'établissement public. Elle épaule le directeur du département dans la gestion du budget dédié aux abonnements bibliographiques et dans les relations avec les représentants commerciaux des grands éditeurs.Activités principalesApporter un soutien administratif à la direction du DSO (agenda, organisation des réunions, compte-rendu, gestions des courriers et information) et aux membres du département (commandes, gestions des déplacements, documents administratifs)Suivi des outils collaboratifs du départementInteraction avec l'ensemble des départements de l'Inserm, prestataires externes et partenairesAssurer le suivi du budget de fonctionnement et le budget dédié aux abonnements des ressources bibliographiques, commandes, facturation. Assurer l'interface administrative avec le service financier de l'Inserm et les fournisseurs. Vérifier l'équilibre budgétaireActivités associéesAssister le directeur du DSO dans ses engagements auprès du Comité pour la science ouverte (MESR) et la présidence de l'association EPRIST (gestion et organisation des réunions, compte-rendu, relation avec les membres d'EPRIST)Aider à la mise à jour et à l'enrichissement des documents et textes références pour la politique institutionnelle en matière de la science ouverteAppui administratif auprès de la Délégation à l'intégrité scientifique:Constitution de dossiers : inventorier, organiser, classer des documents et pièces de référenceArchivageAppui à la rédaction (avis, rapports annuels, synthèses, compte-rendus)Relations (ponctuelles) avec divers services administratifs du siège ou des délégations régionalesGestion ponctuelle de missions
Profil recherché :
ConnaissancesConnaissance des logiciels bureautiques et des outils informatiquesMaîtrise du progiciel de gestion Safir (IP /PO, Missions)Connaissances des circuits de gestion des commandes et achats de l'InsermConnaissances de la fonction publique-EPST, du monde de la recherche et de ses acteurs principauxSavoir-faireOrganisation et planification, priorisation de ses activitésRestitution des informations orales et écrites pour transmissionRédaction de différents types de documents, expression écrites et mise en formeOrganisation des données, partage, classification, archivageGestion d'un budget, prévisions et suivie des dépensesAnglais (compréhension de contenu de courriers ou emails)AptitudesGoût du travail en équipeRigueurRéactivité et sens des prioritésCapacité d'initiativeFaculté d'adaptation à des interlocuteurs différentsEsprit de synthèse et d'initiativesCuriosité et intérêt pour la nouveautéRespect de la confidentialitéExpérience(s) souhaité(s)Expérience en gestion des administratives et/ou assistanat de directionNiveau de diplôme et formation(s)Bac à Bac +2 en gestion des entreprises et des administrations, assistant de direction, assistant de manager
Experience: Expérience souhaitée
Secteur d'activité: Recherche-développement en autres sciences physiques et naturelles
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