Assistant de direction et responsable communication (h/f)

[80225] Centre Hospitalier du Pays d'Apt
Dans une architecture neuve (2021), adaptée au public accueilli, dans un écrin de verdure d'une ville ensoleillée à taille humaine.
Vous êtes assistant de direction, venez rejoindre le Centre hospitalier du Pays d'Apt.
Le Centre hospitalier du Pays d'Apt recherche un assistant de direction et responsable communication.
Le secrétariat de Direction est sous la responsabilité de la Directrice. Il est situé au niveau de la Direction générale de l'établissement. Une gestionnaire communication est placée sous la responsabilité de l'assistante de direction et assure le binôme du secrétariat de direction.
L'Assistante de Direction est responsable du secrétariat de la Direction. Elle est l'interlocutrice directe de la Directrice et travaille en étroite collaboration avec celle-ci. Elle constitue un appui solide à la bonne conduite des affaires générales de l'établissement. Elle assure le lien entre la Directrice, ses différents collaborateurs, les différentes directions fonctionnelles, les services de l'établissement et joue un rôle d'interface avec les partenaires institutionnels. Elle est également responsable de la communication en collaboration avec le directeur adjoint en charge des ressources humaines, de la communication et des relations avec les usagers.
Poste à temps plein
Horaires : Du lundi au vendredi de 8h30 à 16h00.
Missions générales :
- Réception, organisation, traitement et mise en circulation de l'information, des documents, des appels téléphoniques et messages électroniques entre la Direction et les différentes directions et services,
- Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage),
- Suivi des projets et activités de la Direction.
- Gestion de l'agenda de la Directrice, organisation et suivi de la logistique des déplacements professionnels,
Missions spécifiques :
- Planification et organisation des instances, réunions et astreintes administratives,
- Secrétariat des instances : ordres du jour, convocations, comptes rendus et tout document lié aux instances (Directoire, CME, CSE, Conseil de Surveillance),
- Suivi et traitement des courriers relevant de la Direction, parapheurs, dossiers, documents (enregistrement, tri, préparation des éléments de réponse, diffusion, archivages papier et électronique),
- Suivi des échéances dossiers, des réponses à donner
- Prise de notes, frappe et mise en forme de documents,
- Rédaction et diffusion en interne de notes de service, d'information, de décisions (rédaction à partir d'instructions orales ou manuscrites)
- Gestion de la boîte mail générique,
- Accueil physique et prise en charge des usagers et/ou autres publics
Description du profil recherché:
De préférence profil avec expérience en secteur hospitalier ou secteur public
Qualités :
Confidentialité et discrétion professionnelle,
Capacité de s'adapter aux nécessités de service.
Savoir-faire requis :
· Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité,
· Capacité à anticiper, prioriser les besoins et les urgences, à s'adapter aux situations et aux changements, à respecter les délais,
· Sens du service : savoir écouter, s'adapter aux publics, répondre aux demandes tout en étant force de proposition,
· Polyvalence, capacité à gérer des projets multidisciplinaires et multipartenaires,
· Organisé et rigoureux,
· Dynamique, engagé, intérêt pour univers de la santé
Savoirs requis :
· Maîtrise de l'informatique : Word, Excel, PowerPoint,
· Capacités rédactionnelles,
· Organisation et fonctionnement interne : connaissances générales, connaissance de la réglementation afférente à son domaine.
Horaires : Horaires normaux
Période de la journée : Jour