Secrétaire et gestionnaire comptable/achat (h/f)

Définition du poste

L'adjoint administratif gère pour son secteur l'ensemble des commandes de la réception du besoin jusqu'à la liquidation : Saisie des commandes, réception informatique pour certains achats, liquidation des factures, gestion des litiges (problèmes liés à la commande, la réception, la facturation) avec les fournisseurs et les services utilisateurs, participation à la clôture comptable.
Il assure également un accueil téléphonique, du classement et de l'archivage.

Identification du poste
Titre de la fonction : Secrétaire et Gestionnaire comptable/achat services économiques
Famille : Comptabilité
Corps : Personnel administratif
Grade : Adjoint administratif
Direction d'affectation : Direction des services économiques, des travaux et de la logistique
Service d'affectation : Services économiques

Missions principales
Secrétariat :
- Accueil des personnes
- Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
- Gestion des stocks de produits, de matériels dans son domaine (fournitures de bureau.)
- Prise de notes, frappe, mise en forme et diffusion de documents (notes d'informations et de service pour les services de la Direction des Services Economiques, des Travaux et de la Logistique, compte-rendu de réunions.)
- Prise de rendez-vous/gestion de l'agenda du Directeur des Services Economiques, des Travaux et de la Logistique
Gestionnaire comptable et achats :
- Orientation et traitement des demandes des services (bons intranet, recensement des besoins, demandes de devis, recherche de fournisseurs.)
- Elaboration de bons de commande ; Saisie des engagements annuels
- Réception (informatique) des fournitures et prestations
- Contrôle et liquidation des factures
- Règlement des litiges, relances fournisseurs
- Création et suivi des fiches d'immobilisations (entrées, transferts d'UF (Unités Fonctionnelles), sorties)
- Mise en place de tableaux de suivi des dépenses
- Gestion des pièces marché dans le logiciel de Gestion Economique et Financière et rédaction et suivi des conventions.

Missions complémentaires :
- Gestion du mobilier (suivi du stock, cessions/dons/mise au rebut)
- Gestion des sinistres en lien avec les assurances
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Relations fonctionnelles
Direction des Services Economiques, des Travaux et de la Logistique
Ensemble de directions de l'établissement
Professionnels des services de soins
Fournisseurs et transporteurs

Qualifications
- Connaissance des logiciels de bureautique et de messagerie : Word, Excel, Outlook
- Des notions en comptabilité et achat public seront appréciées

Etudes préparant au métier et diplôme(s)
Diplôme ou formation spécialisée dans le domaine comptable (CAP BEP ou bac professionnel)

Correspondances statutaires éventuelles
Adjoint administratif CAT C

Risques professionnels
Exposition prolongée à un écran