Gestionnaire de l’offre de formation – formation tout au long de la vie (ftlv)

À propos de nous

Au sein de la Faculté des Sciences Juridiques, Politiques et Sociales, le Service des Formations Tout au Long de la Vie contribue activement à la mission d’ouverture de l’université vers les publics en reprise d’études, les salariés, demandeurs d’emploi et partenaires socio-économiques.


Mission

Le service FTLV coordonne l’ensemble des actions relevant de la formation professionnelle : accueil, inscription, gestion des financements, contractualisation et suivi des parcours.
✨ En nous rejoignant, vous contribuerez à un enjeu fort : permettre à des adultes de sécuriser ou relancer leur parcours professionnel.

Sous la responsabilité du responsable administratif du service FTLV, vous exercez des missions essentielles à la gestion administrative, pédagogique, logistique et financière des formations continues proposées par la FSJPS.

Vous accompagnez les candidats et apprenants tout au long de leur parcours, garantissez l’application des procédures réglementaires et contribuez au bon fonctionnement du service au sein d’un environnement exigeant et rythmé.


🔸 Vos activités principales

Vous exercez notamment les missions suivantes :

* 🎓 Accueillir, informer et orienter les candidats et les publics adultes (téléphone, mail, présentiel)

* 🤝 Accompagner et conseiller les stagiaires tout au long de leur parcours

* 📄 Établir les devis, contractualiser et suivre les financements (employeurs, OPCO, CPF, Pôle emploi…)

* 🗂️ Gérer les inscriptions administratives et pédagogiques en lien avec les services de scolarité et les logiciels dédiés (APOGEE, ADE, eCandidat…)

* ✍️ Suivre les feuilles d’émargement et mettre à jour les dossiers administratifs

* 💼 Assurer l’interface avec les services internes de la FSJPS et la Direction de la Formation Professionnelle

* 🧾 Suivre l’exécution financière des contrats et conventions (transmission, encaissements, rapprochements)

* 🗄️ Mettre à jour les bases de suivi (SIFAC, FCA Manager, tableaux de bord internes…)

* 📢 Contribuer à la communication des formations continues (brochures, site, réunions)

* 📊 Participer à l’amélioration continue des procédures et à la collecte des données pour enquêtes, audits, bilans

* 🎓 Appuyer ponctuellement l’organisation d’évènements pédagogiques ou institutionnels

➡️ La fiche de poste est susceptible d’évolutions selon les besoins du service.


Profil

Vous êtes une personne rigoureuse, organisée et appréciant le contact avec un public adulte souvent en reconversion. Vous savez travailler dans des calendriers contraints et maîtrisez les bases de la gestion administrative.


🔸 Vous êtes :

* ✔️ Rigoureux·se, autonome, organisé·e et vigilant·e

* ✔️ À l’aise à l’oral et à l’écrit, avec un bon sens du relationnel

* ✔️ Capable de prioriser, réagir vite et respecter les délais

* ✔️ Porté·e par le sens du service public, l’accueil et la confidentialité

* ✔️ À l’aise pour travailler en équipe et en collaboration avec divers interlocuteurs


🔸 Vos connaissances et compétences :

* 🧭 Connaissance du fonctionnement d’une scolarité universitaire et de la formation continue (souhaitée)

* 📝 Maitrise de Word et Excel ; aisance dans la production de documents

* 💻 Idéalement : connaissance d’APOGEE, ADE, eCandidat, FCA Manager, SIFAC (des formations pourront être proposées)

* 📋 Capacité à monter, suivre et finaliser des dossiers administratifs

* 🔍 Compréhension des règles et procédures de la formation professionnelle

* 🗂️ Savoir classer, hiérarchiser, produire des documents fiables et mettre en œuvre des règles évolutives


🔸 Formation et expérience :

* 🎓 Bac minimum exigé pour les contractuels

* Expérience souhaitée en scolarité universitaire, formation continue, gestion administrative ou accompagnement de publics adultes

* Connaissance du secteur de la formation professionnelle et de ses dispositifs : un plus