Description du poste :
Rattaché au service à compétence nationale de l'action sociale des armées (DRH-MD/SCN ASA), le Centre territorial d'action sociale (CTAS) de Lyon met en œuvre la politique sociale définie par le ministère. Il est implanté sur 3 régions administratives avec 46 implantations de proximité sur la zone Sud-Est. Cet emploi est situé au sein du siège du CTAS (Lyon 7ème). Le secrétaire de direction assure le secrétariat de la direction du CTAS de Lyon.
Il est chargé d'accueillir et d'orienter les correspondants, d'assurer une assistance organisationnelle optimale au directeur et à ses deux adjoints, ainsi qu'aux autres cadres de direction. Il planifie l'ensemble des comités sociaux de la zone de compétence du CTAS et assure le soutien organisationnel de toutes les grandes instances.
Il contribue à la conception et à la mise en forme de la communication et relaie l'information au sein du réseau, en lien avec le chargé de communication, sous la responsabilité de la direction. Il est en liaison avec les entités internes et externes du réseau (administration centrale, SCN ASA, Etats-majors, directions, etc.).
Contribuer à l'organisation et au fonctionnement de la direction
Assurer l'accueil et le filtrage téléphoniques
Assurer le suivi des agendas
Suivre la gestion et le suivi des déplacements
Assurer un suivi global des échéances et des priorités
Assurer la gestion du courrier arrivée et départ, via les différentes messageries officielles ou non dématérialisées
Actualiser les supports de communication et les relayer au sein du réseau social en lien avec le chargé de communication
Assurer le soutien logistique du siège du CTAS en lien avec la section des moyens généraux
Assurer le suivi de la programmation des comités sociaux
Assurer le suivi et la gestion de la carte achat de la direction (activité propre au secrétariat de direction)
Assurer le suivi de la composition des comités sociaux et des commissions restreintes en lien avec la CTD et l'AAG
Rédiger les comptes rendus et courriers de la direction
Contribuer à l'organisation des actions de cohésion du siège du CTAS
Assurer l'assistance dans le cadre de l'organisation et du suivi des contrôles de fonctionnement en lien avec la CTD et la CTA
Participer à l'organisation des journées d'accueil des nouveaux arrivants, des journées zonales, des journées d'études et des rendez-vous majeurs du siège du CTAS
Participer à l'élaboration des bilans d'activité et des inspections techniques
Participer à des travaux ou études spécifiques
Assurer une suppléance ponctuelle au sein du siège du CTAS en fonction des charges de travail, dans un état d'esprit d'équipe et de solidarité professionnelle
Description du profil :
Expérience de secrétariat de direction et d'accueil souhaitable, mais non obligatoire.
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