Chargé de gestion administrative - mairie de calais

Informations générales Organisme de rattachement Communes Référence O062260115000379 Date de début de diffusion 16/01/2026 Date de parution 17/01/2026 Date de fin de diffusion 15/02/2026 Intitulé long de l'offre Chargé de gestion administrative - MAIRIE DE CALAIS Date limite de candidature 15/02/2026 Versant Fonction Publique Territoriale Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire) Nature de l'emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels Domaine / Métier Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction Statut du poste Vacant Intitulé du poste Chargé de gestion administrative - MAIRIE DE CALAIS Description du poste chargé de gestion administrative H/F Planification et suivi : - Assurer le suivi de la planification des réunions et de l'agenda de la Direction. - Assurer la rédaction des bilans et comptes rendus de réunion. - Assurer la coordination avec l'ensemble des autres services. - Assurer le suivi des prestations de service des fournisseurs. - Assurer les suivis administratifs des services de la Direction (PM, ASVP, ASS). - Participer au jury d'embauche des A.S.S. - Coordonner l'action des ASS. - Assurer la planification des postes ASS. - Assurer la relation avec les Directeurs des établissements scolaires. - Participer aux réunions relatives aux ASS en relation avec l'Elu. - Assurer la régie d'Etat, des amendes forfaitaires et des consignations. Traitement des dossiers : - Préparer, rédiger et assurer le suivi des dossiers administratifs. - Exécuter le suivi des procédures administratives. - Réaliser les bilans d'opérations. - Coordonner et participer à la rédaction des bilans d'activités. - Créer des outils de suivi adaptés aux différents services (tableaux de bord, fiche). Gestion budgétaire et comptable : - Etablir le budget et le suivi de son exécution. - Contrôler et valider les factures des services. - Réaliser les engagements et le suivi des crédits. - Tenir à jour les tableaux de bord de suivi des engagements et des réalisations. - Assurer la préparation, l'analyse et le suivi des marchés. Accueil physique et téléphonique : - Accueillir, renseigner le public, le personnel. - Assurer la gestion et la coordination des appels téléphoniques. Gestion de l'information, classement et archivage : - Recevoir, traiter et diffuser les informations. - Trier, classer et archiver les documents. Conditions particulières d'exercice Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur Descriptif du profil recherché Savoir - Connaître l'organisation territoriale (organigramme de la collectivité). - Connaître le fonctionnement des services de la collectivité. - Connaître les techniques d'accueil. - Connaître les techniques de secrétariat (prise de notes, comptes rendus ). - Connaître les règles de base d'orthographe, de syntaxe et de grammaire. - Connaître le vocabulaire professionnel et les procédures du service. - Connaître les logiciels de bureautique. - Connaître les notions d'organisation et de gestion du temps. - Connaître les règles de base de la commande publique. - Connaître le code des marchés publics et la jurisprudence s'y rattachant. Savoir-faire - Etre capable d'intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat. - Etre en mesure de suivre les procédures d'organisation interne de la collectivité (courrier, notes de service, ordres de mission ). - Etre capable de décliner des documents budgétaires et comptables. - Etre capable d'élaborer, de gérer et de contrôler les marchés publics. - Etre en capacité d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité. - Etre en capacité de renseigner la population. - Etre capable de traiter et de diffuser les informations, les messages. - Savoir gérer les situations difficiles à l'accueil. - Savoir développer une démarche qualité dans la fonction accueil. - Etre en capacité de s'exprimer correctement oralement et par écrit. - Etre en capacité de créer, mettre en forme et présenter des dossiers, tableaux de bords. - Savoir prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers. - Etre en capacité de recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques. - Savoir utiliser les logiciels de bureautique. - Etre en mesure de classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous. - Savoir opérer un tri régulier parmi les dossiers et documents. - Savoir anticiper les commandes de fournitures en vue du classement ou de l'archivage. - Etre en capacité d'organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonctions des priorités. Savoir-être Adaptabilité - Disponibilité - Autonomie - Ponctualité - Responsabilité - Sens de la communication et du relationnel - Rigueur - Discrétion - Esprit d'équipe. Temps plein Oui Informations complémentaires Informations complémentaires Cliquez sur le lien ci-dessus pour postuler Fondement juridique du recrutement Art. L331-7 du code général de la fonction publique (recrutement dérogatoire des candidats reconnus travailleurs handicapés) - Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle. Localisation du poste Europe, France, Hauts de France, Pas de Calais (62) Géolocalisation du poste Direction de la Gestion Administrative du Personnel - Gestion - Carrières - Paye - 20, Quai de la G Lieu d'affectation (sans géolocalisation) Calais Date de vacance de l'emploi 16/03/2026