Chargé d'accueil et de gestion planning

Vos missions en quelques mots Missions et activités principales : Sous l’autorité de la directrice des études chorégraphiques et en lien avec le responsable du 1er cycle Interprétation en danse, le chargée d'accueil et de gestion planning assure la saisie et le suivi des plannings, la gestion des salles, le traitement des demandes de l’Accueil Danse ainsi que le suivi administratif et quotidien des étudiant·es et des activités de la DEC. À ce titre, il assure les activités suivantes : 1- Saisie et suivi des plannings pédagogiques - Saisir et mettre à jour les emplois du temps d’enseignement dans DIESE (semestres 1 et 2) - Participer à l’organisation matérielle des examens (sessions principales et de rattrapage) - Préparer et diffuser les semainiers de manière hebdomadaire 2- Gestion des plannings et des réservations de salles - Traiter les demandes reçues via la boîte fonctionnelle et les messageries - Enregistrer et mettre à jour les réservations ponctuelles de studios - Effectuer les ajustements de planning en fonction des besoins - Vérifier les disponibilités des salles et la cohérence des informations dans DIESE - Repérer les contraintes simples (capacité, équipements, accessibilité) et en informer la hiérarchie si nécessaire - Répondre aux sollicitations de manière claire, rapide et adaptée aux interlocuteurs 3. Accueil Danse : suivi de la scolarité et de la vie étudiante - Suivre et enregistrer l’assiduité des étudiant·es - Appliquer le règlement intérieur et les procédures de la DEC - Alerter le PC sécurité en cas de besoin et relayer les informations - Accueillir, informer et orienter les publics (étudiant·es, les familles et les partenaires internes), sur site et à distance - Signaler à la hiérarchie toute situation préoccupante - Accompagner les étudiant·es mineur·es lors des activités hors les murs - Assurer l’accueil des - Assurer le relais avec les services supports 4. Administration et logistique (Accueil Danse / DEC) - Assurer le classement et le suivi des documents administratifs (courriers, tableaux de suivi, listes) - Accueillir les appels téléphoniques, informer, orienter et transmettre les messages - Diffuser les informations au sein de l’équipe et effectuer les relances nécessaires - Apporter un appui logistique aux activités (reprographie, mise sous pli, préparation des salles, rangement des espaces) - Suivre les stocks courants et signaler les besoins en entretien léger Profil recherché Compétences techniques : - Appliquer des méthodes de travail rigoureuses et organisées, en respectant les procédures établies - pratique - Gérer des sollicitations multiples et traiter les demandes de manière priorisée - pratique - Utiliser les outils informatiques courants (bureautique, messagerie, tableaux de suivi) - pratique - Saisir, mettre à jour et contrôler des données dans un logiciel de planification (formation assurée en interne) - pratique - Utiliser le logiciel DIESE pour la gestion des emplois du temps (maîtrise appréciée) Savoir-faire - Rigueur et sens de l’organisation, avec une attention particulière portée à la fiabilité des informations - Capacité à gérer les imprévus dans un environnement en évolution quotidienne - Sens de l’accueil, avec une communication claire et adaptée aux interlocuteurs - Souci de la continuité pédagogique - Respect strict de la confidentialité des informations Savoir-être (compétences comportementales) - Qualités relationnelles - Sens du service public - Réactivité et fiabilité - Savoir rester posé·e face à des situations multiples - Discrétion professionnelle Localisation Localisation : 209 Avenue Jean Jaurès, 75019 Paris, France Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche Flèche droite : déplacer la carte vers la droite Flèche bas : déplacer la carte vers le bas Flèche haut : déplacer la carte vers le haut Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Personnes à contacter mmaffre@cnsmdp.fr