Adjoint(e) des cadres coordinateur(trice) / ifpm

Le CHR dOrléans recherche un/une adjoint(e) des cadres coordinateur(trice) des activités de secrétariat pour son institut de formations paramédicales (IFPM) à Orléans.


Responsabilités principales :

1. Réaliser le secrétariat, le suivi de dossiers et rendez-vous de la coordinatrice des formations et de ses adjointes.
2. Organiser le traitement, la circulation de l’information, des documents, et des communications téléphoniques ou électroniques.
3. Superviser et coordonner la gestion et l’organisation des secrétariats.
4. Accueillir, encadrer, former les nouveaux adjoints administratifs.
5. Gérer le temps de travail des professionnels de l’IFPM.
6. Organiser réunions, visites, conférences, événements, commissions, instances de l’équipe de direction.
7. Prendre des notes, assurer la frappe et la mise en forme des documents.
8. Traiter courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage).
9. Suivre les enquêtes et tableaux de bord de l’IFPM.
10. Gérer l’accueil téléphonique, la bureautique, le classement, et l’archivage.
11. Communiquer efficacement et entretenir de bonnes relations interpersonnelles.
12. Connaître le droit hospitalier et le fonctionnement interne de l’établissement.


Encadrement et gestion :

1. Assurer l’encadrement et le suivi d’une équipe de 16 professionnels, avec développement et optimisation des compétences.
2. Définir, allouer, et optimiser les ressources humaines selon les priorités et contraintes.
3. Gérer le secrétariat de direction, notamment l’agenda, la prise de rendez-vous, la gestion des instances, la préparation des réunions, et la rédaction de procès-verbaux.
4. Élaborer des procédures administratives.
5. Participer à la gestion des dossiers contentieux, des dispositifs de formation continue, et des stages.
6. Soutenir ponctuellement d’autres activités administratives.


Compétences et qualités requises :

* Capacités d’organisation, de planification, et de synthèse.
* Force de proposition, curiosité professionnelle.
* Capacité à gérer le stress et les conflits.
* Bonnes relations humaines, diplomatie, discrétion, rigueur.
* Capacité à fixer des objectifs, prioriser, et faire preuve de diplomatie.

Le poste est placé sous la responsabilité de la coordinatrice des formations et de l’équipe de direction.

Horaires : ouverture de l’établissement de 8h à 18h30, forfait cadre, 20 RTT par an, flexibilité selon activité.

Adresse : 89 rue du faubourg Saint Jean, 45000 ORLEANS

Contact : Madame Dominique BARTHELEMY, Tel : 02.38.78.97.19


J-18808-Ljbffr