Référence CSP: MINT_BA027ATC-83594
GROUPE RIFSEEP : 1
Vos activités principales :
Les secrétaires du préfet ont pour principales missions :
- Accueil téléphonique ( traitement et suivi )
- Accueil physique des personnes. Un accueil particulier doit être être réservé aux élus. Les rendez-vous du Préfet et du Directeur de cabinet doivent être accueillis dès leur arrivée et invités à patienter dans le salon d'entrée;
- Gestion des agendas du préfet et du directeur de cabinet. Les emplois du temps sont totalement pris en charge par le secrétariat qui doit faire preuve de discernement et de réactivité;
- Gestion des déplacements ( calcul des temps de trajet en lien avec les chauffeurs, identification des lieux exacts);
- Gestion des mails. Aucun mail ne doit rester sans suivi ( il sera soit redirigé soit traité ). A noter que la quantité de mails reçus impose rigueur et régularité dans leur consultation;
- Récupération et préparation des dossiers du préfet et du directeur de cabinet ( 48h avant la programmation de l'événement ). Travail relationnel très étroit avec les sous-préfectures et différents services de la préfectureet de l'État.
- Traitement du courrier du préfet et du directeur de cabinet : rédaction de réponses, envoi de différents courriers, .;
- La gestion du circuit des parapheurs;
- La mise à jour de diverses bases de données, liste protocolaire, liste des services déconcentrés;
- Participation à l'organisation des visites ministérielles;
- Participation aux réunions avec le préfet et les sous-préfets pour la gestion de l'agenda de Monsieur le préfet;
- Planification et organisation administrative des déjeuners, dîners et réceptions. Envoi des invitations du Préfet et du Directeur de Cabinet et mise à jour des listes d'invités ( lien étroit avec le bureau de soutien des résidences préfectorales ). Le cas échéant soutien lors de cérémonies organisées à la résidence préfectorale.
Votre environnement professionnel :
Composition et effectifs du service :
Le secrétariat particulier Préfet est composé de 2 agents
Liaisons hiérarchiques :
Directeur de Cabinet
Préfet
Liaisons fonctionnelles :
A l'intérieur de la préfecture : l'ensemble des autres services.
A l'extérieur de la préfecture : contacts quotidiens avec les services déconcentrés de l'État, cabinets ministériels,élus, mairies.
Durée attendue sur le poste : 4 à 5 ans
Vos perspectives :
Dans la perspective d'une mobilité future, vous aurez acquis une bonne connaissance du fonctionnement de la préfecture et de l'ensemble des services de l'État vous permettant ainsi d'accéder à tout poste de niveau supérieur.
Experience: Expérience exigée de 2 An(s)
Préfecture de l'Eure
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