Assistant administratif : événements, des voyages et des achats (h/f)

L'EMBL (European Molecular Biology Laboratory) comprend 6 laboratoires situés à Grenoble (France), Heidelberg et Hambourg (Allemagne), Hinxton (Royaume-Uni), Barcelone (Espagne) et Rome (Italie).
Ce réseau de laboratoires et de services (banques de données, outils d'analyse et de recherche) en biologie moléculaire « encourage la coopération entre les Etats européens dans la recherche fondamentale, le développement d'une instrumentation moderne et le développement d'un enseignement avancé en biologie moléculaire et dans d'autres domaines de recherche essentiellement apparentés ; à cette fin, il concentre ses activités sur des tâches qui ne sont ni habituellement entreprises ni facilement réalisables dans les institutions nationales », selon les termes de l'accord intergouvernemental qui lui a donné naissance.

Pour notre laboratoire de Grenoble, nous cherchons à recruter un.e agent.e administratif.ve spécialisé.e dans l'organisation d'événements et de voyages, ainsi que dans les achats. Le candidat retenu travaillera au sein d'une équipe administrative très active, responsable de l'organisation des événements, des voyages et des achats.

Les attributions de l'équipe administrative comprennent la gestion des contrats interinstitutionnels, la gestion des financements scientifiques, les finances (achats, inventaire, remboursements, contrôle budgétaire), l'organisation des voyages, des réunions et des conférences. Il s'agit d'un poste à temps plein basé au bureau. Le candidat retenu devra fournir une assistance dans ces domaines. Ses tâches seront notamment les suivantes :

Organisation d'événements et de visites
- Planification d'événements, y compris des conférences scientifiques, des ateliers, des visites scolaires et des séminaires, du début à la fin.
- Générer des idées pour les événements de l'EMBL.
- Gérer et respecter les budgets des événements.
- Assurer la liaison avec les sponsors des événements.
- Gérer la logistique et les lieux où se déroulent les événements, y compris les traiteurs, les hôtels, les sociétés d'audiovisuel, etc.
- Accueillir les invités sur le site, gérer la réservation des salles, les entrées sur le site et la restauration pour les réunions.
- Organisation de séminaires scientifiques récurrents.
- Communications relatives aux séminaires et aux événements, y compris les mises à jour du site web relatives à l'administration.

Organisation des voyages
- Planification et réservation des voyages et de l'hébergement pour les déplacements de service
- Remboursement des frais de voyage et suivi
- Gestion des dossiers
- Fournir un soutien administratif aux autres membres de l'équipe administrative en fonction des besoins.

Achats
- En collaboration avec le responsable des achats de l'équipe, vous traiterez les commandes (préparer et générer des bons de commande pour des biens et des services dans les limites autorisées et les transmettre aux fournisseurs)
- réceptionner les marchandises et vous assurer que les marchandises livrées correspondent à celles commandées
- contrôle et enregistrement des factures
- liaison avec les chefs d'équipe pour fournir un soutien et une gestion budgétaire pour les budgets individuels des groupes
- exécution de toute autre tâche pouvant être confiée par le chef de l'administration ou le chef de l'unité. - Gestion de la petite caisse de l'unité.

Vous avez
- Minimum de 3 ans d'expérience dans l'organisation d'événements.
- Maîtrise du français, bon niveau d'anglais, excellentes aptitudes à la communication et au téléphone. Ces compétences seront testées lors du recrutement.
- Compétences confirmées en matière d'agenda et d'informatique (MS office, google docs), trello ou outil de gestion de projet similaire.
- Expérience avec SAP ou Workday
- Excellentes compétences en matière d'organisation et d'administration, capacité à hiérarchiser les tâches dans un environnement de travail chargé.