Sous la responsabilité du Responsable d'Exploitation :
- Gestion du standard téléphonique
Réception et orientation des appels téléphoniques externes et internes
Traitement des demandes de renseignement téléphonique
Prise des messages et transmission des informations
Filtrage téléphonique (démarchage, enquêtes…)
- Assurer l'accueil physique
Accueil et orientation des visiteurs dans l'entreprise
- Assurer des tâches administratives
Gestion du courrier et des colis : réception, tri, distribution, affranchissement, préparation et suivi des lettres / colis
Relève et orientation des demandes de contact par mail du site web
Gestion de la salle de réunion (Réservation et vérification…)
Gestion des fournitures de bureau
Gestion des déplacements des collaborateurs
Assurer le suivi et la gestion des cartes GR
Gérer et suivre les contraventions (dénonciation, paiement, …)
Saisies diverses (analyses financières, courriers…)
- Formation : BAC à BAC+ 2 dans le domaine du secrétariat
- Expérience : 2 ans minimum sur un poste similaire
- Maitrise de la langue allemande et / ou anglaise
- Savoir-faire :
- Maîtrise des règles et procédures administratives
- Maîtrise de l'outil informatique (pack office)
- Savoir-être :
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Avoir un bon relationnel
- Précis
- Adaptabilité, réactivité et polyvalence
- Être proactif
- Être force de proposition
- Esprit de synthèse et d'analyse
- Autonomie
- Bienveillance
- Maitrise de soi et résistance au stress
- Respect de la hiérarchie, sens de la discrétion
- Sens de l'éthique, du service et de la confidentialité
- Capacité à gérer son temps et savoir définir ses priorités
- Esprit d'entreprise et d'équipe
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