Description :
Vous serez en charge d'organiser pour le directeur délégué, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées aux services ou au suivi des dossiers. Vous devrez organiser la gestion logistique de la direction.
Vous serez également en charge pour le service des Ressources Humaines de la prise de rendez vous avec les RH, l'accueil et l'orientation des agents et la gestion des besoins d’intérim pour l’établissement.
Activités principales :
* Accueil physique et téléphonique
* Organisation de réunions, visites, conférences, évènements, commissions spécialisées.
* Prise de note, frappe et mise en forme de documents
* Prise de rendez vous / gestion des agendas
* Reproduction et diffusion de documents et de dossiers
* Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage).
Profil recherché :
* Accueillir accompagner et orienter des personnes, des groupes des publics
* Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
* Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites.
* Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel.
* Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures.
* Rédiger et mettre en forme des notes, documents, et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence.
* Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau.
* Utiliser les outils bureautiques
Qualités professionnelles :
* Organisé et méthodique
* Confidentialité
* Qualités d’écoute
Diplôme : BAC +2 dans l'administratif obligatoire
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