[ehpad]agent administratif et d'accueil (h/f)

RESPONSABILITÉS :

L'EHPAD Mutualiste de Pessac recherche un Agent administratif et d'accueil (H/F) en CDI à compter du mois de Mai 2026, dans le cadre d'un départ à la retraite.
Les missions non exhaustives :
Assure un relais de communication en interne et en externe
- Assurer l'accueil au sein de l'établissement : réception et information du public externe et interne
- Apporter un premier niveau de réponse aux demandes et problèmes courants entrant dans leur champ d'intervention
- Recevoir et orienter des appels et messages téléphoniques
- Renseigner, accompagner et orienter les résidents et familles dans les démarches administratives
- Recueillir les demandes diverses des résidents (absences, etc.)
- Faciliter la diffusion de l'information au sein de l'entreprise (reproduire et diffuser des documents...etc.)
- Renseigner les usagers et les visiteurs sur le fonctionnement de l'établissement et sur les modalités d'admission
- Peut être amené à réaliser les visites commerciales de l'établissement
- Assurer la réception et le contrôle des livraisons
Gestion administrative
- Réaliser la facturation mensuelle et frais annexe des résidents en faisant le lien avec les organismes liés (Conseils départementaux...)
- Tenue de la caisse et du coffre de l'établissement
- Actualiser le registre des entrées/sorties des résidents
- Actualiser les documents administratifs en lien avec l'établissement (fiches petit déjeuner, listing résidents...)
- Préparer, mettre en forme les documents et courriers
- Gérer le traitement du courrier destiné aux résidents et à l'établissement (réception, tri)
- Gérer les dossiers d'entrée et de sortie
- Constituer le dossier administratif du résident et en assurer son suivi tout au long du séjour
- Assurer le suivi l'ensemble des documents légaux destinés aux résidents
- Rédiger des documents ou des supports administratifs (compte rendu de réunion, mail, courrier, présentation, note de service, formulaire...)
Gère les fournitures du service et matériel de bureau
- Vérifier le stock du matériel de bureau
- Passer des commandes d'approvisionnement

Un doublon sera réalisé afin de vous familiariser avec le poste d'assurer une passation en douceur.

PROFIL RECHERCHÉ :

Expérience souhaitée en établissement médico-social et connaissance des acteurs du secteur de la santé
SAVOIRS
• Maîtrise des logiciels courants de bureautique
• Outils de suivi d'activité, des tableaux de bord
• Techniques de secrétariat et les méthodes de classement et d'archivage
• Technique accueil physique et téléphonique
SAVOIRS FAIRE
• Trier et organiser le classement de documents et dossiers
• Qualités rédactionnelles
• Organiser et classer des données, des informations et documents
• Travailler en équipe
• Prévenir d'une situation et alerter en cas de dysfonctionnement
• Savoir identifier et transmettre les urgences
• Respecter le secret professionnel/faire preuve de discrétion

SAVOIRS ETRE
• Organisation
• Disponibilité et écoute
• Aisance relationnelle
• Discrétion