Publiée le 13 juin
Mission du poste
Informations générales Référence BA004ATB-121667 Date limite de candidature 31/12/2026 Intitulé long de l'offre Chef(fe) du secrétariat particulier de la préfète Versant Fonction publique d'Etat Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire) Nature de l'emploi Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels Domaine et métier Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction Type de poste Administratif Statut du poste Vacant Intitulé du poste Chef(fe) du secrétariat particulier de la préfète Description du poste Groupe RIFSEEP : 1 Vos activités principales : Vous êtes l’interlocuteur(trice) direct(e) de la préfète et garantissez la fluidité de son agenda, la préparation des dossiers et la coordination quotidienne avec les services et partenaires. Vous assurez notamment les tâches suivantes : 1/ Animer la mission d’assistance auprès de la préfète et de la directrice de cabinet : - gérer l’agenda de la préfète (déplacements, réunions, rdv…) - organiser les déplacements de la préfète (chauffeur, réservations, missions…) - veiller au suivi du budget de la préfète (frais de représentation et de fonctionnement) par le personnel de résidence et l’assistante de la directrice de cabinet - accueil téléphonique et physique (avec filtrage des interlocuteurs) - traiter le courrier, les courriels et les communications - rédiger et mettre en forme courriers, réponses aux invitations et documents - mettre à jour des fichiers de contacts, suivre des dossiers ponctuels… - planifier, préparer et assurer le suivi des réunions, entretiens, etc. : constitution des journaliers et dossiers ; gestion des parapheurs et dossiers transmis par les services ; réservation des salles - suppléer l’assistante de la directrice de cabinet pour le suivi des permanences et des congés du corps préfectoral et des chefs de service de l’État - intérim de l’assistante de la directrice de cabinet lors de son absence 2/ Suivre les évènements à la résidence - faire le lien avec le personnel de la résidence préfectorale sur l’organisation des repas officiels, réceptions et cérémonies diverses - s’assurer du respect du protocole lors de ces repas officiels, réceptions et cérémonies diverses : élaboration des cartons d’invitation, plans de table et menus Vous exercerez vos missions dans le respect des engagements pris par la préfecture dans le cadre de la démarche QUALI'ATE. Vous travaillerez à un rythme de 38h/semaine, bénéficiant ainsi de 16 jour de RTT. Les horaires flexibles vous permettront d’ajuster votre vie professionnelle à votre vie personnelle. Les petits de votre environnement de travail : - une qualité de vie dans un département de montagne frontaliers avec les Bouches-du-Rhône, le Var et les Alpes Maritimes, - une organisation flexible. Votre environnement professionnel : Activités du service Préfecture des Alpes-de-Haute-Provence / Secrétariat particulier de la préfète La préfecture, « maison de l’État » dans le département est le siège de la représentation territoriale de l’État. La préfète représente l’État et le Gouvernement dans le département. Mission d’assistance auprès de la préfète, de la directrice de cabinet et de l’ensemble de l’équipe de direction. Composition et effectifs du service Deux agents rattachés à la mission de secrétariat particulier : l’assistante de la préfète et l’assistante de la directrice de cabine Liaisons hiérarchiques Préfète Liaisons fonctionnelles Conditions particulières d'exercice Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions : Sens de l’organisation, réactivité constante, discrétion absolue, grande polyvalence et excellentes qualités relationnelles sont indispensables à ce poste, véritable vitrine de la préfecture en contact direct avec les élus, les usagers et les partenaires. Qui contacter ? Pour obtenir des informations sur la procédure de recrutement: sgc-recrutement@alpes-de-haute-provence.gouv.fr Pour obtenir des informations sur le poste : Cathy ISNARD-THIEME 04 92 36 72 01 pref-secretariat-prefet@alpes-de-haute-provence.gouv.fr Liste des pièces requises pour déposer une candidature : - CV et lettre de motivation dans lesquels vous préciserez votre statut (contractuel ou fonctionnaire) - Formulaire unique de demande de mobilité/recrutement pour les agents fonctionnaires avec avis hiérarchique obligatoire, disponible à ces adresses : Personnels du ministère de l'Intérieur http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite_2022/Formulaire%20mobilit%C3%A9%20avec%20PSA.docx Personnels externes https://www.interieur.gouv.fr/content/download/130980/1041719/file/formulaire-mobilite-avec-psa.docx Descriptif du profil recherché Vos compétences principales mises en œuvre : 1- Connaissances techniques Avoir des compétences en informatique - bureautique niveau expert requis Connaître l'environnement professionnel niveau maîtrise requis Avoir des compétences budgétaires et comptables niveau pratique requis 2- Savoir-faire Savoir travailler en équipe niveau maîtrise requis Savoir s'organiser niveau expert requis Savoir rédiger niveau maîtrise requis 3- Savoir-être avoir le sens des relations humaines niveau expert requis savoir s'adapter niveau maîtrise requis savoir accueillir niveau maîtrise requis Vos perspectives : Ce poste offre une vision globale de l’action des services de l’État dans le département et de la mise en œuvre de l’ensemble des politiques publiques. L’expérience qu’il confère et la réactivité qu’il implique permettront une adaptation aisée dans tout autre poste de catégorie B et surtout faciliteront une progression de carrière vers de plus grandes responsabilités. Durée attendue sur le poste : 3 ans minimum Temps plein Oui Critères candidat Niveau d'études min. requis Niveau 4 Baccalauréat Niveau d'expérience min. Confirmé Documents à transmettre L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Informations complémentaires Informations complémentaires Localisation administrative et géographique / Affectation : Préfecture des Alpes-de-Haute-Provence - Secrétariat particulier de la préfète et de la directrice de cabinet 8 rue du docteur Romieu 04000 Digne-les-Bains Emploi fonctionnel (codification RMFP pour publication) : Vous trouverez le référentiel RMFP sous le lien suivant : https://www.fonction-publique.gouv.fr/biep/repertoire-interministeriel-des-metiers-de-letat Code fiche de l’emploi type 1 (RMFP) : ADM004A Si plusieurs emplois type, temps de travail sur emploi-type 1 : Code fiche de l’emploi-type 2 (RMFP) :ADM005A Temps de travail sur emploi-type 2 : Emploi fonctionnel (codification REMI indispensable pour la prise d’acte dans D2) Vous trouverez le référentiel REMI sous le lien suivant : http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/mgmrh/Page_mgmrh/Referentiel_des_emplois_version_2011_modifiee_12_fevrier_2015_copie.pdf Code fiche de l’emploi type 1 (REMI) : Si plusieurs emploi type, temps de travail sur emploi-type 1 : Code fiche de l’emploi-type 2 (REMI): Temps de travail sur emploi-type 2 : Fondement juridique du recrutement 2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4) Télétravail possible Oui Management Non Localisation du poste Europe, France, Provence-Cote d'Azur, Alpes Hte Provence (04) Lieu d'affectation Préfecture des Alpes-de-Haute-Provence, 8 rue Docteur Romieu 04000 Digne-les-Bains Lieu d'affectation (sans géolocalisation) Préfecture des Alpes-de-Haute-Provence Date de vacance de l'emploi 01/09/2026 Personne à contacter (mail) pref-secretariat-prefet@alpes-de-haute-provence.gouv.fr
