Assistant du directeur général des services - mairie de mery-sur-oise

Vos missions en quelques mots 1-RATTACHEMENT HIERARCHIQUE Sous la responsabilité hiérarchique du :  Directeur Général des Services 2-MISSIONS 1. Assister le DGS, 2. Définir et suivre le budget du secteur 3-NATURE DU POSTE  Temps complet 4-ACTIVITES PRINCIPALES L’assistant(e) de la DGS aura en charge : SECRETARIAT • Accueil physique et téléphonique et gestion de mails : renseigner les interlocuteurs, filtrer et transmettre les messages, • Gérer l’agenda et planifier les réunions du DGS, • Participer à la préparation des dossiers pour les projets et réunions du DGS, • Courrier sortant : Préparer la pochette pour les agents qui se charge de la navette HDV/La Poste Préparer les envois groupés « Destinéo » Lien avec La Poste (évolution tarifs et offres, demande de liasses RAR, Colis…) • Courrier entrant : Ouverture, enregistrement et dispatch après visa de la Direction • Lien avec la CCVO3F pour la navette Préfecture • Organiser la tournée d’affiche dans les panneaux municipaux (Planning, listing de suivi, préparation de la tournée) • Organiser la tournée dans les écoles (Planning et lien entre les besoins de la com’ et les agents ST) • Elaborer et suivre le budget du secteur et établir les bons de commande correspondants (Affranchissement, Boite postale, Le Parisien, la Gazette du Val d’Oise, la Gazette des communes, Machine à mettre s/s plis, Frais d’honoraire avocats/notaires/huissiers, Aide secrétaire médicale, loyer maison de santé, dépenses copropriété, loyer local gare, mission CIG)) • Parapheurs : Vérification avant signature puis retour aux services • Tenir les registres des actes administratifs et publier les actes administratifs sur le site Internet (en lien avec le service juridique) • Archives : Missionner le CIG pour mise à jour, versement et élimination Effectuer les recherches pour les services et les sortir Missions annexes En l’absence de l’assistante du maire et du cabinet :  Accueillir physiquement et téléphoniquement,  Gérer l’agenda du maire. Profil recherché 5-COMPETENCES REQUISES • Méthodes de management et d’évaluation, • Techniques d’organisation et de planification, • Qualités rédactionnelles indispensables, • Maîtrise de l’outil informatique, • Connaissance des collectivités territoriales et du droit territorial, • Expérience souhaitée dans ce domaine. Compétences générales : • Réactivité et initiative, • Capacité à définir les priorités, • Rigueur et souplesse de fonctionnement, • Excellente présentation, • Discrétion professionnelle et devoir de réserve impératif, • Qualités relationnelles, • Rythmes de travail nécessitant réactivité et disponibilité.