Assistant de production (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Rattaché(e) au Responsable de Production, vous jouez un rôle clé en assurant le suivi administratif, opérationnel et logistique des activités. Polyvalent(e) et organisé(e), vous accompagnez les équipes au quotidien dans la gestion des dossiers, des interventions, des stocks et du suivi administratif de l'activité.

Vos principales missions :
Administration & suivi de production :
• Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'agence ;
• Gérer la boîte mail SAV et le suivi administratif des dossiers ;
• Participer à la constitution des dossiers techniques et commerciaux (PPSPS, PDP, DOE, agréments de sous-traitance...) ;
• Suivre l'avancement des dossiers et rédiger les comptes rendus de réunion ;
• Créer et mettre à jour les fiches clients et prospects ;
• Réaliser les commandes fournisseurs et sous-traitants ;
• Participer à la préparation des propositions commerciales et aux relances clients ;
• Assurer le suivi administratif du personnel : congés, absences, formations, frais...

Production & planification :
• Participer à la planification des interventions internes et externes ;
• Informer les clients de notre intervention ;
• Assurer le suivi des commandes jusqu'à la livraison ;
• Gérer les contrats de maintenance : échéances, récurrences et organisation des interventions ;
• Mettre à jour les plateformes clients et les outils de suivi internes ;
• Participer au suivi des litiges de facturation et à la mise à jour des dossiers en cours.

Gestion des stocks & logistique :
• Réceptionner et gérer les livraisons ;
• Préparer le matériel nécessaire aux chantiers ;
• Assurer les entrées et sorties de matériel dans l'ERP ;
• Participer aux inventaires des stocks magasin et véhicules ;
• Suivre les mouvements de stock et garantir leur traçabilité.

Suivi de la flotte automobile :
• Participer à la gestion administrative de la flotte de véhicules de l'agence ;
• Suivre les entretiens, sinistres, cartes carburant et télépéages ;
• Assurer la géolocalisation des véhicules via le logiciel OCEAN.

Suivi financier :
• Participer au suivi financier et à l'avancement des dossiers ;
• Assister aux consultations et au suivi des budgets fournisseurs et sous-traitants ;
• Contribuer aux relances clients et au suivi des créances en lien avec le service recouvrement.

PROFIL RECHERCHÉ :

Rigoureux(se), organisé(e) et réactif(ve), vous appréciez les environnements dynamiques et les missions polyvalentes. Vous savez gérer plusieurs sujets simultanément tout en assurant un suivi fiable, structuré et efficace des dossiers.
Doté(e) d'un bon relationnel et d'un réel sens du service, vous aimez travailler en équipe et communiquer avec différents interlocuteurs. Autonome et impliqué(e), vous savez prendre des initiatives, gérer les priorités et être force de proposition au quotidien.
À l'aise avec les outils informatiques, notamment le Pack Office, vous faites preuve de professionnalisme, de discrétion et d'adaptabilité. Une connaissance ou une appétence pour les environnements techniques liés à la sûreté et à la sécurité électronique (vidéosurveillance, intrusion, incendie, contrôle d'accès) sera appréciée.