Responsable du service d'appui et ressources du cabinet maire-président h/f

Pres société


La Direction du Cabinet, placée sous l'autorité de la Directrice de Cabinet du Maire-Président, regroupe plusieurs entités : la Direction de l'Information et de la Communication Mairie d'Orléans, la Direction de l'Information et de la Communication d'Orléans Métropole, la Direction du Bureau du Cabinet et des Relations Publiques ainsi que le Service d'Appui et de Ressources. Cette Direction mutualisée assure un rôle d’appui et de conseil auprès de l’exécutif dans l’exercice de ses responsabilités et dans la prise de décisions. Elle constitue également une interface privilégiée entre l’exécutif et les élus, ainsi qu’entre l’exécutif et les services municipaux et métropolitains. En outre, elle agit en tant que facilitateur de la gouvernance conjointe entre la Mairie et la Métropole.

Le Service d’appui et ressources de la Direction du Cabinet, en tant qu'interlocuteur privilégié des directions opérationnelles, a pour missions principales de les accompagner dans les montages administratifs, juridiques et/ou financiers, de leurs dossiers en veillant au respect des différents calendriers établis par la collectivité et en participant directement aux process administratifs pour les parties qui sont de son ressort.

Le service assure également la gestion et l'animation de l'Hôtel Groslot et organise deux fois par an, la cérémonie d'accueil des Nouveaux Orléanais ainsi que des animations spécifiques lors des Journées Européennes du Patrimoine. Il met aussi en œuvre le programme pédagogique « Je découvre ma Mairie », prioritairement à destination des élèves de CM1 et CM2 des écoles élémentaires orléanaises, afin de leur faire découvrir le fonctionnement de la collectivité.


Missions

Dans ce cas, Orléans Métropole recherche son futur responsable su service d'appui et de ressources du cabinet du Maire-Président H/F pour exercer les missions suivantes :

1. Management et encadrement
Encadrer et animer l’équipe du SAR et de l’Hôtel Groslot.
Réaliser les entretiens professionnels et assurer la gestion de proximité des agents.

2. Administration générale
Assurer la gestion administrative de la Direction du Cabinet et la coordination entre les pôles.
Suivre les feuilles de route et anticiper les échéances institutionnelles (CM, CA, commissions).
Concevoir et suivre des tableaux de bord, indicateurs et bilans d’activités.
Être force d’alerte et de proposition sur les sujets transversaux.

3. Coordination administrative et juridique
Coordonner les procédures administratives et juridiques avec le Secrétariat Général.
Répondre aux demandes juridiques de premier niveau et veiller à la sécurisation des actes.
Accompagner les directions dans le montage des projets (administratif, juridique, financier).
Suivre, contrôler et valider les actes administratifs en respectant les délais.

4. Finances et commande publique
Accompagner les directions dans l’élaboration et le suivi des budgets.
Mettre en place des outils de pilotage financier (tableaux de bord, analyse, mesures correctrices).
Contribuer au développement du contrôle de gestion et à la sécurisation des procédures comptables.

5. Ressources humaines
Appuyer les services dans la gestion des effectifs, compétences, formations et évaluations.
Suivre la masse salariale et les éléments variables de paie.
Organiser l’accueil des stagiaires et gérer les frais de déplacement des élus.

6. Gestion de l’Hôtel Groslot
Assurer la gestion administrative et opérationnelle du bâtiment.
Encadrer les agents et vacataires, organiser les Journées du Patrimoine et proposer une programmation annuelle.
Optimiser les usages du bâtiment en lien avec ses différentes fonctions.

7. Relations publiques
Organiser les visites scolaires et les réceptions d’accueil des Nouveaux Orléanais.

Le responsable devra également participer aux réunions de direction (CODIR) et aux travaux avec la DRH, la Direction des Finances, le Secrétariat Général et la DCPA.


Spécificités du poste
* Lieu de travail : Centre Municipal - 1 Place de l'Etape 45000 ORLEANS
* Temps de travail : 39h/semaine du lundi au vendredi avec RTT - présence demandées ponctuellement lors d'évènements en soirée ou le week-end (Journées européennes du patrimoine, accueil des nouveaux orléanais...)
* Permis B de préférence

Compétences techniques attendues

Disposant de solides connaissances des circuits administratifs et des logiciels métiers de préférence. Vous avez un sens aiguë de l'organisation et savez faire preuve d'adaptabilité face au changement.


Pourquoi nous rejoindre ?

Avantages de la collectivité :

* Avantages internes et du CNAS
* RTT
* Prime de fin d’année
* Participation Mutuelle / Prévoyance
* Prise en charge déplacements domicile-travail (abonnement)
* Forfait mobilité durable
* Accès à la formation tout au long de la carrière
* Journées enfants malades

Savoirs être

Vos capacités d'analyse et anticipation ainsi que vos qualités relationnelles et votre esprit d'équipe sont reconnues.

Manager de proximité et aimant le travail d'équipe, vous êtes à même d'accompagner vos équipes dans la conduite du changement et de susciter l'adhésion de ces dernières aux changements et évolutions professionnelles notamment.

Vous saurez également être force de proposition auprès de votre hiérarchie.