Administrative assistant (cdd/stage)

Poste à pourvoir en CDD 12 mois
Dans le cadre de la mise en œuvre du dispositif régional « Se Former pour un Emploi en Région » et de la gestion de programmes de formation à destination des entrepreneurs (CPF, dispositifs CCI…), déployés sur l'ensemble des territoires des Hauts-de-France, nous recrutons un(e) assistant(e) administratif(ve) à dominante formation.
Affecté(e) au sein du Pôle Entreprendre et sous la responsabilité du manager du service, vous travaillez en étroite collaboration avec les équipes, notamment de conseillers, et assurez le suivi administratif complet des actions de formation. Suivi administratif et financier
Assurer la gestion administrative des actions de formation : inscriptions, convocations, conventions, dossiers de rémunération, attestations, évaluations, etc.
Suivre l'assiduité des stagiaires, les périodes en entreprise le cas échéant, et archiver les documents
Facturer les actions de formation auprès des financeurs, préparer les éléments de facturation, gérer les justificatifs de dépenses et réaliser les bilans de formation
Saisir et mettre à jour les données dans les outils de gestion (SFER, Kairos, EDOF…)

Programmer et animer des réunions d’informations collectives à destination d’un public de demandeurs d’emploi
Maintenir et développer un réseau de partenaires dans le secteur de la création d’entreprises, de l’emploi et de la formation

Participer à l'organisation matérielle des sessions : réservation de salles, préparation des supports
Assurer un appui ponctuel à l'accueil des formateurs et à certaines réunions (en cas d'absence ou de pic de charge)
Être en appui administratif des conseillers création/reprise, qui assurent la relation directe avec les publics

Maintenir un lien régulier avec les interlocuteurs internes (équipes territoriales) et externes (financeurs, partenaires, prestataires)
Suivre les tableaux de bord de pilotage administratif des actions