Secrétaire agent d'accueil

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Le syndicat mixte de gestion du Parc naturel régional du Verdon est un établissement public qui regroupe 69 communes, 2 villes-porte, 3 départements (les Alpes-de-Haute-Provence, le Var, les Bouches-du-Rhône), la Région Provence-Alpes-Côte d’Azur et 8 Établissements publics de coopération Intercommunale.
Le Parc du Verdon recherche secrétaire-agent d’accueil chargé.e d’assurer la gestion de l’accueil administratif (physique et téléphonique), du secrétariat et de participer au bon fonctionnement administratif de la structure du Parc. Missions / conditions d'exercice secrétaire-agent d’accueil est amené.e, en lien avec sa collègue, la responsable de pôle et au besoin la direction, à
•assurer l’accueil téléphonique en traitant et diffusant les différentes informations nécessaires, transmettant les messages ;
•assurer l’accueil physique des usagers (habitants, élus, visiteurs, partenaires…) à la maison du Parc en organisant les documents mis à disposition, en assurant un renseignement de premier niveau et en sachant réorienter vers les agents référents au besoin ;
•gérer l’arrivée et le départ du courrier (postal et électronique), mettre en forme et gérer l’envoi des courriers, y compris en nombre ;
•saisir, quand nécessaire, des courriers, documents, fichiers, comptes-rendus ;
•réaliser différents travaux de bureautique et notamment la mise à jour des fichiers d’adresses dans nos bases de données et outils numériques ;
•classer, archiver, photocopier les documents ;
•relecture, correction orthographique et typographique de documents en cours d’édition ;
•aide à l’organisation logistique des instances et participation éventuelle ;
•aide à la gestion administrative des évènements organisés par le Parc (inscriptions aux stages/évènements.., rappel des inscrits, etc.).

En lien avec responsable de pôle, l’agent intervient également en apportant ses compétences sur des actions permettant le bon fonctionnement de la structure. Profils recherchés Savoirs :
Formation en secrétariat
Connaissance du fonctionnement des collectivités locales
Maîtrise obligatoire des principaux logiciels bureautiques : traitement de texte tableur, gestion des mails, navigation internet
Maitrise des règles orthographiques, grammaticales et typographiques
Connaissance des logiciels de base de données appréciée
Connaissance approfondie du territoire (randonnée, sites touristiques, etc.)

 Savoir-faire :
Capacité à tenir un standard téléphonique et un accueil physique du public
Capacité à gérer une régie de recettes
Capacité à gérer de la documentation
Maîtrise de l’anglais appréciée

 Savoir-être :
Rigueur, discrétion
Sens de l’accueil et sociabilité
Autonomie et implication
Capacité de prise d’initiative
Sens de l’organisation : être efficient, économiser son temps et celui des autres (éviter les doublons, être précis dans les sollicitations, …)
Ecoute, dialogue, capacité à garder son calme et à rester diplomate en toutes circonstances
Aptitude à travailler en équipe : s’intégrer dans le cadre de travail et de décision de la structure, faire preuve de respect envers ses collègues, ses partenaires
Responsabilité de ses actes, de ses productions

Une expérience sur une mission comparable sera un plus apprécié.