Assistant(e) de direction

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :


1 – Secrétariat de direction
- Accueil téléphonique et physique des usagers
- Gestion du courrier ‘’Arrivée’’ et ‘’Départ’’
- Enregistrement du courrier dans l’application MAARCH
- Vérification et ventilation des parapheurs des différents bureaux de la direction
- Gestion et organisation des réunions de la direction et des 3 bureaux
- Gestion de l’agenda de la Directrice
- Tenue de l’organigramme de la direction
- Organisation et réservation des salles de réunion, visioconférences ou audioconférences
- Rédaction ou saisie de documents divers (bordereaux d’envoi…)
- Classement et archivage des dossiers de la directrice et du secrétariat

2 – Affaires transverses
- Préparation des dossiers transversaux ou de réunions en lien avec les bureaux concernés
- Établissement du planning prévisionnel des congés du personnel de la Direction en lien avec les chefs de bureau
- Passage et suivi des commandes de fournitures et du matériel de bureau pour les agents de la direction
- Suivi des besoins en mobilier de la direction
- Appel de la maintenance et suivi des interventions pour les photocopieurs de la direction (renouvellement des cartouches ou dysfonctionnement)
- Suivi de proximité des dossiers RH en lien avec le Service général commun (transmission arrêts de maladie, demande de télétravail…)


Autres activités :
- Correspondante du service d’action sociale

L’agent sera amené à participer à la vie et au fonctionnement du service.
Ces activités sont susceptibles d’évoluer en fonction des besoins.


Votre environnement professionnel :


Activités du service


SECRETARIAT


Composition et effectifs du service


3 bureaux – 21 agents


Liaisons hiérarchiques


Directrice et son adjointe


Liaisons fonctionnelles


Secrétariat Général - Contact permanent avec les Chefs de bureaux et agents de la Direction - rapport avec les Chefs de services de l'Etat.