L'université de Toulon recrute un responsable du pôle secrétariat du département GEA(F/H) au sein de la direction administrative de site IUT (DAS IUT) - Poste temporaire à temps complet, ouvert dans le cadre d'un CDD.
Sur le site de Draguignan, au sein d'une équipe de 2 personnes, et sous la responsabilité du chef de département et de la direction administrative de site, le responsable du pôle secrétariat de département informe et oriente les étudiants dans leurs démarches. Il assure le secrétariat et l'assistance technique, logistique et réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures qui contribuent à la réalisation des activités pédagogiques.
Responsable du secrétariat du département :
• Encadrer et coordonner les activités du secrétariat en suivant les directives du Chef de département.
• Assurer, auprès du chef de département, la coordination et la gestion de l'ensemble des tâches administratives du département.
• Être le « référent indicateur » pour le département : vérifier, contrôler et transmettre les données nécessaires au pilotage aux services généraux de l'IUT.
• Suivre l'exécution budgétaire en lien avec le service financier de l'IUT.
• Assurer un appui à l’évènementiel en tant que de besoin (cérémonie de remise de diplômes)
Gestionnaire de scolarité pédagogique :
• Assurer l'accueil physique, téléphonique et courriels des étudiants, des intervenants et des enseignants.
• Diffuser les informations relatives aux cursus, formations et à la vie étudiante.
• Réaliser les inscriptions pédagogiques à l'aide du logiciel de gestion dédié (Apogée).
• Être en appui aux responsables pédagogiques et aux présidents de jurys (préparation et finalisation des délibérations, apports de solutions techniques).
• Saisir les notes et éditer les PV de jurys.
• Afficher les résultats et éditer les relevés de notes.
• Assister aux sous-commissions et élaborer les comptes rendus.
• Participer aux conseils de perfectionnement.
• Participer au suivi pédagogique des étudiants (conventions de stages en entreprises et à l'étranger, orientation, mise en rapport avec les enseignants, réception des mémoires et organisations des soutenances).
• Mettre à jour les emplois du temps sur l'application dédiée.
Gestionnaire administrative :
• Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif et en vérifier la conformité.
• Gérer les plannings.
• Assurer et gérer le courrier, la messagerie.
• Organiser et alimenter les bases de données.
• Renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues.
• Gérer les aspects logistiques : locaux, matériels, fournitures
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur.
• Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe.
• Organiser le classement d'un fond documentaire.
• Procéder à l'archivage
Contraintes particulières :
Pics d'activité prévisibles et réguliers ; accueil des étudiants
Être disponible pendant les temps forts de l'année universitaire (recrutement, inscription, jury)
Informations complémentaires :
Catégorie et corps : B - Technicien
Emploi-type REFERENS III : Technicien-ne en gestion administrative - J4C42
Structure d'affectation et localisation : DAS IUT – Campus de Draguignan
Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour
Poste avec encadrement
Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 1556 €
Date de prise de fonctions souhaitée : 01/09/2025
Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2026
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