La Direction de la Formation Tout au Long de la Vie (DFTLV), incluant le CFA Université Paris-Saclay, est organisée en 3 pôles d'activité et missions pour couvrir l'ensemble de la formation continue, l'alternance, la validation des acquis de l'expérience (VAE) et le bilan de compétences : un pôle offre de formation, qualité, marketing et développement, un pôle administratif, gestion et financier, un pôle assistantes de formation professionnelle et alternance.
Placé-e sous l'autorité hiérarchique de la Responsable de Pôle administratif, gestion et financier de la DFTLV, le/la gestionnaire administratif.ive et financier-ière assure la préparation, le traitement et le suivi des dossiers confiés dans le cadre des missions de la DFTLV, incluant le Centre de Formation des Apprentis (CFA) qui est rattaché à cette direction.
Activités principales de l'agent-e :
Gestion administrative RH de la Direction
Assurer le suivi des congés et des temps de travail
Recenser les opérations collectives de gestion RH et en faire le suivi
Réceptionner et suivre les contrats de travail pour toute la direction
Réceptionner et faire le suivi des demandes de formation
Organiser l'accueil et l'installation des nouveaux agents et proposer des outils et supports dédiés
Mettre à jour les listes de diffusion de la direction pour l'ensemble des pôles d'activités
Gestion des procédures budgétaires
Participer à la préparation du budget initial et des budgets rectificatifs
Alerter et conseiller sur la réglementation budgétaire et comptable des flux dépenses/recettes
Participer à l'élaboration, la mise à jour et la transmission des tableaux de bord de suivi budgétaires
Consigner et diffuser les procédures applicables dans le domaine budgétaire
Gestion des dépenses
Suivi des propositions de commandes et saisie dans le SI financier SIFAC
Suivi et préparation des liquidations directes demandées pour mises en paiement par l'Agence Comptable.
Suivi régulier et mensuel de la situation budgétaire des centres financiers : crédits engagés et bons de commande non soldés, des écarts EM/EF et suivi des factures payées et factures finales
Traitement des demandes d'ordres de missions (saisie de l'OM dans SIFAC, réception des justificatifs et traitement du remboursement des missionnaires)
Saisir et mettre à jour les bases de données à la gestion (administrative, financière.)
Suivi des dossiers et relance des interlocuteurs internes ou externes concernés
Classer et archiver les documents et informations
Gestion de l'inventaire physique et des immobilisations (rassembler les documents concernant les fiches d'inventaires) et procéder aux contrôles des éléments renseignés
Gestion des conventions relevant des services centraux
Traiter les factures en provenance des SI formations professionnelles (actuellement YPAREO, Formatic) et les faire valider pour permettre un encaissement au niveau de l'Agence Comptable
Assurer le suivi administratif, financier et comptable des conventions
Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
Produire et collecter au sein des SI formation professionnelle les données et documents nécessaires prévues par les conventions (pièces justificatives, appels de fonds, relevés financiers, rapports.) et assurer les relations avec les partenaires
Collecter, contrôler, classer et archiver les dossiers
Consigner et diffuser les procédures applicables à la gestion des conventions
Participer aux travaux de clôture de l'exercice sous la direction de la Responsable Administrative et Financière
Suivre les crédits par type de dépenses
Conseil et assistance
Assurer le rôle d'interlocuteur auprès des partenaires extérieurs pour la gestion des dépenses, recettes, et conventions de la DFTLV
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