Assistant administratif et financier

La Faculté de Droit recrute dans le cadre d’un remplacement, un Assistant Administratif et Financier (H/F) en Contrat à Durée déterminée. L’Assistant(e) administratif et financier, rattaché au Responsable Administratif et Financier, réalise le traitement administratif et le suivi de divers dossiers. Il assure à la fois le suivi comptable et la bonne logistique des commandes de la faculté (réservations, déplacements) et des contrats de prestations. Au moment des pics d’activité, il intervient également dans les étapes des candidatures et des inscriptions afin d’en garantir le bon déroulement. Avec un sens de l’accueil (téléphonique et physique), organisé et méthodique, il est l’interface entre différents publics: collaborateurs, prestataires, fournisseurs, futurs candidats, étudiants et l’établissement.

Missions

Gestion des commandes & logistique

* Recueillir les besoins et assurer la réalisation et le suivi des commandes (établissement du devis et bon de commande, réception, validation et transmission de la facture), en respectant les procédures d'achat établies au sein de l'ICL.
* Gérer les stocks de consommables nécessaires
* Organiser et préparer la logistique des voyages/déplacements dans le respect des procédures établies: réservation de l’hébergement et transport, inscription, etc.
* Organiser et préparer la logistique de réunions et de certains évènements: veiller au bon déroulement, gérer les commandes de repas/cafés, réservations de salles, etc.
* Assurer toutes missions nécessaires au bon fonctionnement logistique de l’entité.

Gestion administrative du personnel

* Être l’interface avec les prestataires d’enseignements dans le suivi des exigences réglementaires (devis, conventions, bons de commandes, attestations de vigilance…)
* Effectuer le suivi des notes de frais dans le respect des règles établies par la Faculté.
* Assurer la préparation, le suivi et l’archivage des dossiers.
* Coordonner et assurer le suivi des activités de l’entité (tableaux de bord, etc.).
* Assurer toutes missions nécessaires au bon fonctionnement administratif du service.

Gestion financière et comptable

* Effectuer les opérations de comptabilité de premier ordretelles que :
* Assurer le suivi de la facturation et l’interface avec le service comptabilité de l’ICL.
* Vérifier et pointer les factures fournisseurs et prestataires. Les faire valider en respectant les procédures mises en place et les transmettre au service comptabilité.
* Assurer un suivi qualitatif des fournisseurs.
* Dans le cadre de la facturation client, communiquer au service comptabilité les éléments permettant l’établissement de la facturation.
* Réaliser le suivi budgétaire (pointage analytique) des différentes commandes effectuées.

Gestion administrative et financière des candidatures et inscriptions en renfort.

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

* Expérience de 2 à 3 ans dans une fonction similaire ou équivalente et/ou dans le domaine d'activité du service/entité.
* Maîtrise des techniques de secrétariat et de suivi comptable.
* Maîtrise des outils informatiques (Internet, Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
* Niveau B2 en anglais
* Connaissance d'un ou des logiciels du système informatique du service/entité souhaitée.
* Avoir le sens du relationnel et de la communication, avoir le sens de l'accueil et de l'écoute, être organisé et rigoureux, être dynamique et réactif, avoir l'esprit d'équipe.

Ce que l'on propose :
Salaire : Entre 2000 et 2200 euros bruts mensuels
Carte titres restaurants EdenRed (valeur faciale du titre : 10 euros)
Forfait mobilité durable donnant droit au remboursement des frais de transport (sous forme d'abonnement) à hauteur de 75%
Evénements fédérateurs pour l'ensemble du personnel.

Fondée en 1875, l’Université Catholique de Lille est un établissement pluridisciplinaire unique en France qui fédère 5 Facultés, 18 Écoles, Grandes Écoles et Instituts, avec plus de 43 000 étudiants dans 350 parcours de formation en 2025. L’Université Catholique de Lille intègre également un groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total), et des quartiers d’innovation sociale. Plus grande Université privée associative à but non lucratif de France, elle s’appuie sur des valeurs humaines et chrétiennes qui l'animent depuis l'origine. En lien étroit avec ses partenaires, elle est actrice des transitions du monde contemporain par ses projets de recherche, d’entrepreneuriat, d’inclusion des populations les plus vulnérables et de transition énergétique et sociétale. L’Université est une association reconnue d’utilité publique (labellisée EESPIG et ESPIC). Sans actionnaire, non-lucrative, ses résultats sont 100% réinvestis pour créer ou pérenniser des actions sociales et au service de l’innovation.

En chiffres (en 2025)

* 5 Facultés
* 18 Écoles, Grandes Écoles et Instituts
* 43 000 étudiants
* 350 parcours de formation
* 1 groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total)
* 2 quartiers d’innovation sociale
* 15 chaires de recherche
* +580 universités partenaires à l’international