Assistant de formation

En vue du développement de son activité English 4 French (E4F) a besoin d’avoir un(e)“Conseillèr(e) / Assitant(e) en Formation” pour son centre de Paris dans le 11èmearrondissement, qui puisse accueillir, renseigner, conseiller et suivre les apprenants tout aulong de leur parcours de formation, en étant formée aux méthodes E4F.A l’issue d'une petite formation en entreprise, le/la “Conseillèr(e) en Formation” sera en mesurede prendre en charge l’apprenant et son parcours de formation au sein de la structure dans sonintégralité (du montage du dossier à la facturation tout en assurant le suivi qualité).Vous travaillerez en toute autonomie dans une entreprise innovante (on ne manque pas d’idées!), dans un joli cadre et au sein d’une équipe sympathique et solidaire. Vos missions serontvariées, avec beaucoup d’interactions avec les stagiaires, l’équipe pédagogique et lesprospects.Horaires du poste : (35h/semaine) : de 10h00 à 13h00 et de 14h00 à 18h00 du lundi auvendredi sauf le mardi de 11h00 à 13h00 et de 14h00 à 19h00.Formation de ce poste en interne mais expérience de 2 ans minimum obligatoire.Responsabilités :Mission 1 – ACCUEIL ET CONSEIL EN FORMATION- ENTRETIENS téléphoniques et physiques : Analyse résultats test entrée, remise documents,présentation et valorisation de notre Centre, recueil des informations nécessaires à l’offre deformation forfait ou personnalisée.- Enregistrement coordonnées prospects (dans logiciel de gestion KXO) et gestion des relances.- Recherche financement et critères de prise en charge, si besoin.- Etablissement et envoi offre de formation forfait ou personnalisé (devis manuel + notre propreCRM).- Montage des dossiers de prise en charge (OPCO/FAF/CPF/France Travail...) +accompagnement dans les démarches de demande de prise en charge.- Relances prospects/stagiaires : offres de formation, TDN, passage certification, absences,etc.Mission 2 - SUIVI ADMINISTRATIF DES FORMATIONS- Traitement courriel et courrier postal.- Contrôle des feuilles de présence de la veille + Gestion du planning si besoin suiteabsences + MAJ feuille de présence (signature stagiaire si absence).- Enregistrement des réservations et gestion plannings formateurs + salles de cours.- Envoi convocations des entrées en formation.- Préparation des dossiers administratifs + dossiers de présence (feuilles présence +attestations diverses + fiche entrée pédagogique) et dossiers virtuels pour ONLINE.- Entrées + sorties + validation du service fait, dans EDOF.- Etablissement contrats intervenant extérieurs et vérification de leurs factures.- Envoi Test mi-parcours + Test fin parcours + évaluation formation.- Inscription aux certifications TOEIC ou CLOE + envoi convocation examen.- Envoi des justificatifs à la Caisse des dépôts à la suite du contrôle des dossiers.- Eléments de facturation pour la chargée de gestion (complétude fiche “élément defacturation”) et enregistrement des échéances de facturation.- Relances paiement (à la demande de la chargée de gestion).- Encaissement des supports et remises chèques et espèces en banque.- Clôture dossier administratif (certificat de réalisation, envoi attestation certification,contrôle dossier avant archivage, MAJ logiciel KXO).Activités Mission 3 - ASSISTANCE PÉDAGOGIQUE- Suivi et accompagnement du stagiaire durant son parcours de formation (tél, mail) :rappel déroulé formation, réajustement parcours formation, aide à l’utilisation desplateformes de réservations et classe virtuelle.- MAJ dossier pédagogique.- Relances des stagiaires suite période d'absence (mails, appels) à la demande de laresponsable pédagogique.- Interface avec l’équipe pédagogique et stagiaires (retour/ relais sur difficultésrencontrées des stagiaires et envisager des éléments de solutions avec les formateurs +échanges informels quotidiens avec les formateurs sur les stagiaires, réajustement duparcours de formation, supports...).- Remonter si besoin à la responsable pédagogique, des problèmes/questions/demandesdes stagiaires et/ou formateurs.- Echanges avec intervenants extérieurs sur le suivi de la formation des stagiaires (autreslangues).- Participation / soutien à l’amélioration continue du développement de l’entreprise(facturation intermédiaire, abondement, certifications à proposer...).Mission 4 - APPLIQUER LES PROCEDURES QUALITE- Proposition procédure Qualité et contrôle des procédures Qualité (procéduresadministratives et pédagogiques si nécessaire).- Apporter les actions correctives nécessaires et établir les fiches et preuves (encollaboration avec formateurs et/ou responsable centre).- Proposition des trames des documents de référence, si besoin.- Gestion des réclamations et remontée à la Direction si besoin.Mission 5 – DIVERS- Rangement du centre (le matin – si nécessaire).- Achats supports pédagogiques, petites fournitures, fournitures bureau.- Gestion des stocks fournitures.- Participation réunions.- Archivage.- Déplacement à la poste, banque.EXPERIENCE / COMPETENCES :- Expérience préalable dans le domaine de la formation professionnelle.- Excellentes compétences en communication écrite et orale et sens de l'écoute.- Rigueur et organisation (gestion des priorités / autonomie).- Capacité à effectuer des recherches pour être force de proposition dans la mise enplace des contrats de formation (optimisation des financements / critères de prise encharge).Si vous êtes passionné(e) par le développement professionnel, que vous avez d'excellentescompétences en communication et que vous souhaitez contribuer au succès d'une équipedynamique, nous serions ravis d'examiner votre candidature.Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour une entrevue.TYPE D'EMPLOI : Temps plein(REMUNERATION : 2 300,00€ à 2 700,00€ par mois)AVANTAGES :- Formation linguistique offerte.- Prise en charge des frais de transport en commun (Pass Navigo sur justificatif).HORAIRES :- Du lundi au vendredi- Travail en journéeLIEU DU POSTE : En présentiel