Assistant.e de gestion

L’assistant·e de gestion a pour mission de soutenir le fonctionnement administratif et financier de la Direction Administrative et Financière (DAF). Il/Elle exerce ses fonctions sous la responsabilité directe de la Directrice Administrative et Financière et travaille en lien étroit avec la personne en charge de la comptabilité, dans une logique de coordination et de fiabilisation des flux administratifs et financiers. À ce titre, il/elle contribue à la fiabilité des données financières, à la bonne circulation de l’information et à la fluidité des processus administratifs et financiers du service.

MISSIONS DE L’ASSISTANT(E) DE GESTION

Support administratif du pôle financier

* Réception, tri et orientation des demandes adressées à la DAF

* Gestion du courrier entrant et sortant

* Classement et archivage des documents

* Gestion des rendez-vous et préparation des réunions

Appels de fonds financeurs

En lien avec la DAF / selon les procédures en vigueur :

* Préparation et émission trimestrielle des appels de fonds

* Établissement des factures d’acompte

* Emission et transmission des attestations de versement

* Suivi des encaissements

* Mise à jour et tenue des tableaux de suivi

* Archivage des pièces justificatives

Achats, commandes et marchés publics au stade de l’exécution :

* Vérification des demandes d’achat

* Collecte et contrôle des pièces justificatives

* Préparation et suivi des bons de commande

* Appui et suivi financier des marchés publics

* Suivi de la conformité avec la procédure achats

Appui administratif et comptable

* Premier contrôle des factures fournisseurs

* Vérification des justificatifs et des imputations analytiques

* Classement des pièces comptables

* Préparation des éléments nécessaires aux clôtures périodiques (en appui)

* Préparation des documents pour audits et contrôles externes

Déplacements et notes de frais

* Appui aux collaborateurs pour leurs déplacements professionnels

* Vérification des notes de frais en coordination avec le pôle comptabilité

* Suivi des justificatifs

Suivi des dépenses carte bancaire

* Collecte des justificatifs CB

* Contrôle de la conformité des dépenses

* Vérification des imputations analytiques

* Relances internes si nécessaire

Recouvrement

* Suivi des factures en attente de paiement

* Relances dans le respect des procédures définies par la DAF

* Mise à jour du fichier ou tableau de recouvrement

Suivi des immobilisations

* Collecte des pièces liées aux investissements

* Mise à jour du tableau des immobilisations (entrées, sorties)

* Appui à l’inventaire annuel

* Vérification des imputations analytiques

Participation aux procédures internes et à l’amélioration continue

* Mise à jour des procédures du pôle, en appui de la DAF

* Amélioration de la circulation documentaire

* Création et mise à jour de guides, trames et supports internes

Cette liste de missions n’est pas exhaustive et pourra évoluer en fonction des besoins du service, dans le respect du périmètre du poste et des compétences de l’assistant·e de gestion.