Assistant-e en gestion administrative h/f

Informations générales

Réservé aux agents CNRS (fonctionnaires et CDI) et aux fonctionnaires et CDI de droit public
Intitulé de l'offre : Assistant-e en gestion administrative H/F
Référence : UMR7271-MOBINT-O61003
Lieu de travail : VALBONNE
Institut : INS2I - Institut des sciences informatiques et de leurs interactions
Date de publication : mercredi 30 avril 2025
Session : Campagne Printemps 2025
Groupe de Fonction : AIG2
BAP : J - Gestion et Pilotage
Emploi type : Assistant-e en gestion administrative

Missions

Au sein du pôle administratif, l'assistant(e) gestionnaire réalise dans le périmètre d'une ou
plusieurs équipes de recherche, des actes administratifs et financiers, dans le respect des
techniques, des procédures applicables à la gestion d'une unité mixte de recherche.

Activités

En qualité d'assistant(e) de gestion :
- Instruire des dossiers techniques ou spécialisés pour préparer les actes de gestion courants
(engagement des commandes, gestion des missions, suivi des factures, lien avec les fournisseurs,
,
- Mettre à jour des tableaux de bord et des bases de données relevant de la gestion financière,
notamment pour le suivi des crédits et des dépenses,
- Suivre l'évolution des règles, directives et procédures des établissements tutelles du laboratoire
et appliquer la réglementation,
- Rédiger des notes et des courriers administratifs, des procédures et des fiches de synthèse,
- Participer à l'organisation logistique et financière des colloques et réunions en collaboration
avec les services de valorisation et de communication des tutelles,
- Établir les justifications financières des contrats de recherche arrivés à échéance,
- Constituer les dossiers des agents recrutés relevant de la PPST (Demandes d'accès ZRR),
- Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers en cours à l'aide de bilans et statistiques
(reporting),
- Collecter, classer et archiver des documents administratifs divers,
- Participer aux réunions d'information organisées par les établissements tutelles du laboratoire,
- Participer à la vie collective du laboratoire, incluant les réunions du service, et assurer la
continuité de l'activité en cas d'absence d'un(e) collègue

Compétences

Savoirs/connaissances:
- Maîtriser les règles et procédures publiques en matière de gestion administrative et financière,
- Connaître l'environnement des EPST,
- Connaître la règlementation en matière de droit des contrats et d'éligibilité des dépenses,
- Comprendre et s'exprimer en anglais (niveau B1 minimum),

Savoir-faire:
- Maîtriser les outils bureautiques courants et savoir s'adapter aux logiciels et applications
spécifiques des tutelles (Geslab, Webcontrat, Réséda, ESR Mission, Sifac +, ,
- Comprendre, respecter les textes réglementaires en vue de leur application,
- Savoir organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances,
- Savoir mettre à disposition ses savoir-faire techniques,
- Savoir travailler en autonomie,
- Savoir rédiger des courriers, des notes de procédures et d'information et des fiches de synthèse,
- Savoir rendre compte.

Savoir-être:
- Faire preuve de rigueur,
- Gérer les situations d'urgence,
- Être force de proposition,
- Savoir travailler en équipe, communiquer, faire preuve de pédagogie,
- Avoir le sens de la discrétion et de la confidentialité,
- Faire preuve de curiosité,
- Avoir le sens de l'organisation.

Contexte de travail

Le laboratoire d'Informatique, Signaux et Systèmes de Sophia Antipolis (i3S) est une Unité Mixte de
Recherche (UMR7271) ayant pour tutelles principales le CNRS et Université Côte d'Azur, et pour
tutelle secondaire le Centre Inria d'Université Côte d'Azur, située sur le campus SophiaTech, au
cœur de la technopole de Sophia Antipolis.
Ses domaines de recherche couvrent l'informatique, les systèmes, le traitement du signal et de
l'image, l'intelligence artificielle, la robotique et l'automatique.

L'unité compte plus de 270 agents. La personne recrutée sera accueillie au sein de l'équipe de
gestion administrative et financière, composée de 6 gestionnaires, d'une assistante de direction, de
deux ingénieurs (transfert et projets européens) et une apprentie. Placé.e sous la responsabilité
hiérarchique du responsable de l'administration, il / elle travaillera en binôme avec une autre
gestionnaire sur le périmètre du pôle de recherche Signaux, Images et Systèmes.
Rejoindre le laboratoire i3S, c'est l'opportunité d'exercer dans un cadre international de 40
nationalités différentes et d'évoluer à la pointe de la recherche en sciences informatiques au sein
d'une équipe dynamique et compétente.
Des formations seront proposées pour faciliter l'intégration et la prise de poste.

Le poste sur lequel vous candidatez se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel
scientifique et technique (PPST) et nécessite donc, conformément à la réglementation, que votre
arrivée soit autorisée par l'autorité compétente