Notre client, spécialiste de la location de panneaux d'affichage extérieur en Guadeloupe, Martinique et Guyane, accompagne les marques dans la diffusion de leurs messages sur des emplacements stratégiques grâce à des contrats flexibles.
Au sein de son service Affichage, qui propose une solution clé en main de la gestion des espaces à la réalisation des campagnes, il recrute dans le cadre de son développement un·e Assistant·e Administratif·ve - Pôle Affichage (H/F). Rattaché·e au Directeur d'exploitation du pôle Affichage, vous avez pour mission d'optimiser la gestion administrative des activités d'affichage (courte et longue conservation) et de contribuer à la performance globale du service par une organisation rigoureuse, un suivi précis et une coordination efficace des différents intervenants.
Vos missions
Gestion administrative et facturation
- Assurer la bonne gestion administrative de l'activité courante de l'entreprise.
- Gérer la facturation : élaboration des devis, création et émission des factures.
- Assurer le recouvrement et le suivi des paiements.
- Gérer les encaissements (tous modes de paiement).
- Contrôler le calcul des commissions des commerciaux.
Gestion des baux et du parc d'affichage
- Créer les documents administratifs liés à l'exploitation du parc de panneaux : contrats et avenants de location, baux de location d'emplacement.
- Constituer et transmettre les dossiers de baux.
- Assurer la veille et le suivi des baux, de leur mise en place à leur fin.
- Suivre les impressions de panneaux et les bouclages.
- Veiller à la conformité réglementaire de l'implantation des dispositifs d'affichage.
- Gérer les relations avec les autorités de tutelle de l'activité d'affichage.
Relations clients, fournisseurs et partenaires
- Assurer la relation avec les clients, fournisseurs et bailleurs.
- Être l'interlocuteur·rice privilégié·e de la filiale SIGMA (devis, chantiers récurrents).
- Gérer la relation avec les prestataires infographistes.
- Garantir la complétude des dossiers clients et le respect des procédures de classement (informatique et papier).
Suivi d'activité, reporting et organisation
- Alimenter et suivre les reportings et bases de données d'activité.
- Mettre à jour les tarifs applicables sur l'année.
- Mettre en place ou améliorer la gestion de l'entreprise via les outils informatiques et logiciels dédiés.
- Assurer le classement et l'archivage à intervalles réguliers.
- Gérer les imprévus liés au poste et proposer des solutions.
Support commercial et coordination des campagnes
- Collaborer sur la partie commerciale (mailings).
- Assurer le suivi du matériel nécessaire à l'entretien et au développement du parc d'affichage.
- Traiter les mails et demandes diverses.
- Rédiger les courriers de résolution de litiges clients / fournisseurs / intervenants.
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