Assistant.e en gestion administrative et financière (h/f)

RESPONSABILITÉS :

L'assistant.e en gestion administrative et financière travaille au sein de l'équipe administrative (7 personnes) et est placé.e sous la responsabilité de la Secrétaire Générale.
Il/Elle assure l'assistanat administratif et logistique de la quinzaine de personnels scientifiques du lATTS hébergés par l'UGE. Il/elle réalise des actes administratifs et de gestion financière dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables aux domaines fonctionnels de l'établissement. Il/Elle est localisé-e sur les 2 sites du laboratoire.
Missions principales :
• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
• Procéder aux opérations d'engagement, liquidation, mandatement
• Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
• Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables
• Alimenter les tableaux de bord (pilotage budgétaire, suivis de contrat, etc.)
• Établir les demandes de facturation
• Assurer la gestion et l'inventaire du matériel informatique
• Instruire les dossiers et procéder aux demandes de recrutement (CDD, Stagiaires)
• Assurer l'organisation matérielle et logistique de manifestations (conférence, réunions, séminaires, colloques,...)
• Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures, etc.) du BDE
• Assurer l'accueil physique des interlocuteurs internes et externes
• Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
• Répondre aux demandes d'informations internes et externes

PROFIL RECHERCHÉ :

Savoir :
• Modes de fonctionnement des administrations publiques
• Politiques, dispositifs et procédures administratives et financières
Savoir faire :
• Appliquer les procédures et règles
• Utiliser des logiciels spécifiques
• Travailler en équipe
Savoir être :
• Autonomie
• Capacité d'adaptation
• Sens de l'organisation