Assistant(e) secrétariat à la direction générale h/f

Rejoignez la Direction Générale de la CRAMIF en tant qu'assistant(e) de Secrétariat.
Dans le cadre des évènements/manifestations au sein de la CRAMIF vous serez amené(e) à :
- Suivre le parcours de validation et de signature des fiches évènements
- Organiser les évènements avec les Sous-Directions
- Gérer les demandes de devis et les livraisons avec le traiteur
- S'assurer de la remise en état des salles de réunion
- Gérer les spécificités techniques de la salle des conférences et de la salle de restauration (en lien avec le service aménagement/implantation et la sécurité)
- Suivre les factures (CHORUS PRO) et les demandes d'achat
- Gérer l'outil de réservation des salles et de facturation (OSIRIS)
- Organiser la cérémonie des lauréats en lien avec la DRH et le Département communication
- Suivre le plan d'achat et les budgets associés
- Réaliser des cafés d'accueil pour certaines Commissions (réalisation de café, de thé....)
- Suivre le stock d'eau, de café et passer les commandes d'épicerie

Vous pourrez assister l'assistante de Direction notamment lors de l'absence de l'assistante de secrétariat dans les missions suivantes :
- Assurer les tâches de secrétariat courantes ( gestion du courrier, des mails, des parapheurs...)
- Traiter les lettres réseau avec échéance dans DRV
- Suivre le circuit de signature des conventions et enregistrer dans l'outil dédié
- Participer à certaines réunions de Direction en lien avec l'assistante de Direction
- Assurer le suivi des instances, des échéances et la conformité des réponses à la demande

Il pourra être demandé en fonction des manifestations au sein de la CRAMIF d'adapter ses horaires.