Assistant accueil administratif (h/f/d)

LE POSTE

Filiale du groupe PELLENC depuis 4, la société PERA PELLENC est spécialisée depuis près de ans dans la conception, la fabrication et l’installation de matériel vinicole et d’équipements pour la vinification (conquêts de réception, égrappoirs, fouloirs, pressoirs, filtres, équipements de désalcoolisation…).

Notre offre est complète : du conseil stratégique à la conception, la fabrication, l’installation, le SAV et les mises en route. Nous accompagnons nos clients dans l’optimisation des process vinicoles en apportant des solutions globales et en proposant des installations sur-mesure.

Pour en savoir plus :

► LES MISSIONS

Basé(e) sur notre siège social à Florensac (département ), vous serez chargé(e) au quotidien de l'accueil physique et téléphonique ainsi que de la réalisation des tâches administratives courantes.

A ce titre, vos missions seront notamment de :

1. Assurer l’accueil physique et téléphonique ;
2. Assurer le secrétariat : photocopies, reliures, scans, achats de consommable bureau, classement... ;
3. Traiter la réception et l’expédition des opérations de courrier / colis ;
4. Assurer les réservations de salles ;
5. Traiter les demandes lors de la réception des appels téléphoniques/emails adresse générique Pera Pellenc pour transmission aux personnes concernées ;
6. Gérer le planning de réservation et remettre aux demandeurs les véhicules réservés ;
7. Assurer la gestion et le suivi des contraventions ;
8. Assurer la gestion des cartes essence, des cartes autoroutes, des vignettes assurance et des vignettes Crit’air pour les véhicules ;
9. Déclarer les sinistres véhicules auprès des assurances ;
10. Organiser les rendez-vous auprès des réparateurs automobiles (sinistres, révisions…) ;
11. Réserver les déplacements (billets d’avion, hôtels, locations de véhicules…) en fonction des demandes et réaliser les formalités administratives afférentes ;
12. Apporter un soutien administratif en cas de besoin auprès des différents services ;
13. Assurer la remontée des informations auprès des personnes concernées (remplissage de tableaux de bord …) ;
14. Selon les besoins, apporter une aide administrative ponctuelle pour établir les devis, les bons de commande, les factures de vente.

► LES INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

15. Début du contrat : au plus tôt
16. Salaire : selon profil et expérience, entre 0€ et 0€ bruts mensuels
17. Localisation : Basé à Florensac dans l’Hérault ()
LE PROFIL RECHERCHÉ

Vous justifiez d'une première expérience sur un poste similaire.

Vous pratiquez les langues étrangères (anglais/espagnol).

Vous avez le sens des priorités et vous faites preuve de réactivité.

Rigoureux(se) et organisé(e), vous appréciez la polyvalence des tâches.

LES EXPERTISES NÉCESSAIRES
18. Pratique de langues étrangères (anglais, espagnol…)
19. Maîtrise de l’accueil téléphonique et physique
20. Compétences en méthodes de classement et d’archivage
21. Maîtrise du Pack Office et notamment d'Excel
22. Compétences dans l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…)
23. Connaissances des règles et processus liés à l’ADV (devis, commandes, facturation…)
LES QUALITÉS QUI GARANTISSENT VOTRE SUCCÈS
24. Sens du service
25. Confidentialité
26. Bonnes capacités de communication
27. Aisance relationnelle
28. Esprit d’équipe et d’entraide