Secretaire d etablissement ct06251080 (h/f)

[61699] UNAPEI 17
Sous la responsabilité des Cheffes de Services, vos principales missions seront :
Accueil physique et téléphonique (relais et interface avec les partenaires internes et externes) :
-Accueil, filtre et orientation des appels et des interlocuteurs
Fonction administrative relative à l'établissement :
-Déclaration des accidents du travail avec Bluekango (net-entreprise)
-Prise de rendez-vous à la médecine du travail (reprise après long arrêt sous couvert du CDS)
-Dossier administratif du personnel / Gestion des convocations formations
-Traitement du courrier
-Gestion des sinistres
-Diffusion et affichage des différentes communications internes et réglementaires
-Gestion des achats : fournitures de bureau
-Gestion des factures fournisseurs liées au fonctionnement de l'établissement : rapprochement facture, bon de livraison, bon de commande
-Gestion de la caisse de l'établissement
-Commande de repas
Fonction administrative relative aux résidents :
-Conseils et assistances auprès des familles pour le suivi des notifications MDPH et aide sociale
-Utilisation des outils Viatrajectoire et Ogirys pour la gestion administrative des dossiers des résidents
-Gestion administrative du processus d'admission
-Gestion administrative de l'accueil temporaire, des stages
-Gestion de la liste d'attente
-Facturation en collaboration avec le service comptabilité
Assistanat au Chef de Service :
-Facilite la circulation des informations et s'assure de leurs diffusions au sein de l'établissement de façon régulière
-Préparation des courriers et reproduction des documents
-Création des outils et des tableaux de bords nécessaires en lien avec le Chef de Service
-Rendre compte de toutes les informations à son responsable (point de coordination hebdo.)
-Participation à l'élaboration du rapport d'activité, tableau ANAP, évaluation externe en lien direct avec le CDS
-Rédaction des documents attendus par le Chef de Service ou Directeur Adjoint Parcours
-Participation aux réunions de coordination globale
Description du profil recherché:
QUALIFICATION ET COMPÉTENCES : BAC Professionnel avec expérience / BTS Souhaité
-Maîtrise des techniques administratives de secrétariat
-Maitrise des outils informatiques classiques et capacité à s'approprier rapidement les solutions informatiques « métiers » (planification, dossier de l'usager, commande repas)
-Compétences rédactionnelles
-Capacité de compréhension des enjeux et du fonctionnement d'un établissement médico-social
-Capacité à prendre des initiatives, à solutionner et à mobiliser les ressources internes et externes
QUALITÉS ATTENDUES :
-Discrétion / Confidentialité
-Ecoute active, communication adaptée et prise de recul
-Sens du service et du travail en équipe
-Autonomie, sens de l'organisation et de la communication
Période de la journée : Jour